Een online training onderhouden: wat en hoe vaak

Een zaaltraining wordt vanzelf onderhouden. De trainer merkt dat een voorbeeld niet meer werkt, past een dia aan of vertelt er iets bij. Een online training heeft die trainer niet. Wat er staat, blijft staan tot iemand het verandert. Een verouderd bedrag, een link die nergens meer heen gaat of een scherm dat er anders uitziet, ziet elke deelnemer.

Het onderhoud van een online training is daarom geen klus voor als er tijd over is. Het is een vast onderdeel van het product, net als de bouw.

Wat er veroudert

Niet alles in een training veroudert even snel. Een indeling helpt om te bepalen waar je het vaakst moet kijken:

Bij trainingen over software of wetgeving ligt het zwaartepunt bij de bovenste drie regels. Hoe je schermopnames zo maakt dat ze makkelijk te vervangen zijn, staat in schermopnames maken die lang blijven kloppen.

Een vaste cyclus per kwartaal en per jaar

Onderhoud dat afhangt van toeval gebeurt niet. Leg daarom een vaste cyclus vast. Een werkbare indeling:

Per kwartaal, een korte controle:

1. Alle links en downloads nalopen.
2. Vragen en meldingen van deelnemers doorlezen: waar liepen ze vast, wat vroegen ze vaak?
3. Voortgangscijfers bekijken: bij welke les stoppen deelnemers?
4. Kleine fouten direct herstellen.

Per jaar, een grotere herziening:

1. Alle feiten, bedragen en regels controleren tegen de actuele bronnen.
2. Schermopnames vergelijken met de actuele versie van de software.
3. Voorbeelden en casussen beoordelen op herkenbaarheid.
4. Met een trainer en liefst een opdrachtgever bespreken of de leerdoelen nog passen.
5. Besluiten wat blijft, wat wordt aangepast en wat vervalt.

Plan deze momenten in de agenda zoals je een trainingsdag plant. Hoe lang een controle duurt, hangt af van de omvang van de training. Kies zelf de frequentie die bij je vakgebied past. Een training over fiscale regels vraagt een andere cyclus dan een training over feedback geven.

Veelgemaakte fout: alleen onderhoud plegen als een klant klaagt. Dan heeft een hele groep deelnemers de fout al gezien. Voor een opdrachtgever die de training voor zijn medewerkers heeft ingekocht, is een verouderde training een reden om het volgende traject elders te zoeken. Oud-cursisten die de academy als naslag gebruiken, merken het ook. Zie oud-cursisten vasthouden met een academy.

Eén eigenaar per training

Als het onderhoud van iedereen is, is het van niemand. Wijs per training één eigenaar aan. Dat is meestal de trainer of ontwikkelaar die de inhoud het best kent. De eigenaar hoeft niet alles zelf te doen, maar zorgt dat de controles gebeuren en neemt beslissingen over aanpassingen.

Bij trainingen die door freelancers zijn gemaakt, is dit een aandachtspunt. Als de freelancer vertrekt, moet iemand anders het onderhoud kunnen overnemen. Dat lukt alleen als de bronbestanden, het script en de afspraken over het materiaal bij het bureau liggen. Leg dat vast voordat de training live gaat.

Houd per training een kort logboek bij: wanneer is er gecontroleerd, wat is er veranderd en waarom. Dat helpt bij de jaarlijkse herziening en bij vragen van opdrachtgevers. Het is ook bruikbaar als je later kwaliteit wilt aantonen, zie evalueren en verbeteren.

Reken het onderhoud mee in je prijs

Onderhoud kost uren en die uren moeten ergens terugkomen. Een rekenvoorbeeld met zelfgekozen getallen:

• Kwartaalcontrole: 4 uur, vier keer per jaar, is 16 uur.
• Jaarlijkse herziening: 16 uur.
• Vervangen van schermopnames na updates: geschat 8 uur per jaar.
• Totaal: 40 uur per jaar.

Stel dat de training in een jaar door 200 deelnemers wordt gevolgd. Dan is het onderhoud 12 minuten per deelnemer. Bij 40 deelnemers is het een uur per deelnemer. Het aantal deelnemers bepaalt dus hoe zwaar het onderhoud op de prijs drukt. Neem het mee in je berekening van de prijs van een online training.

Houd het eerste jaar bij hoeveel uur je werkelijk besteedt. Dan hoef je vanaf het tweede jaar niet meer te schatten.

Laat zien dat de training wordt bijgehouden

Onderhoud dat niemand ziet, levert je bureau minder op dan het zou kunnen. Vermeld bij elke training wanneer de inhoud voor het laatst is gecontroleerd. Een regel als "inhoud gecontroleerd in het derde kwartaal" onder het lesoverzicht zegt deelnemers dat ze op de inhoud kunnen vertrouwen.

Bij grotere wijzigingen informeer je deelnemers die de training al volgen. Wie halverwege is, moet weten dat een les is aangepast en of hij iets opnieuw moet bekijken. Opdrachtgevers met een licentie of een lopend traject krijgen een kort bericht met wat er is veranderd en waarom. Dat is ook een natuurlijk moment om het gesprek over een vervolg te openen.

Wanneer opnieuw beginnen beter is

Soms is onderhoud niet meer genoeg. Signalen dat een training een nieuwe opzet nodig heeft:

• Er zijn zoveel losse reparaties gedaan dat stijl en opbouw niet meer kloppen.
• De kern van het vak is veranderd, niet alleen de details.
• Opdrachtgevers vragen om andere leerdoelen dan de training biedt.
• Deelnemers haken structureel af op dezelfde plekken, ook na aanpassingen.

Dan is het beter om de leerlijn opnieuw te ontwerpen dan om nog een ronde te repareren. Het bestaande materiaal is dan weer grondstof, net als bij de eerste bouw.