Basis5 minuten lezenBijgewerkt 21 september 2026
Evalueren en verbeteren: een vaste cyclus voor je academy
Kort antwoord
Werk met drie ritmes: een korte terugblik na elke groep, een verbeterronde per kwartaal en een jaarlijkse herijking van je hele academy. Houd per training één verbeterlijst bij met een eigenaar en een besluit per punt. Zo leiden evaluaties tot aanpassingen in plaats van rapporten.
Op deze pagina
De meeste trainingsbureaus evalueren al jaren. Na elke training gaat er een formulier rond, de scores worden verzameld en soms besproken in een teamoverleg. Bij een zaaltraining past de trainer daarna zelf iets aan in zijn aanpak. Bij een online training gaat dat niet vanzelf. De les staat vast in het platform en verandert pas als iemand besluit dat hij moet veranderen en tijd krijgt om het te doen.
Zonder vaste cyclus blijven verbeterpunten liggen. Een onduidelijke opdracht blijft onduidelijk, een verouderd voorbeeld blijft staan en een vraag die elke groep stelt, wordt elke groep opnieuw beantwoord. Wat je meet en hoe je dat leest, staat in de kwaliteit van een online training meten. Deze pagina gaat over wat je daarna doet.
Drie ritmes voor je academy
| Ritme | Wat je doet | Wie | Uitkomst |
|---|---|---|---|
| Na elke groep | Korte terugblik op afronding, afhaakpunten, vragen en evaluatie | Begeleider en eigenaar van de training | Nieuwe punten op de verbeterlijst, kleine fouten direct hersteld |
| Per kwartaal | Verbeterlijst doorlopen, besluiten nemen, aanpassingen doorvoeren | Eigenaar van de training, ontwerper | Een nieuwe versie van de training |
| Per jaar | Het hele aanbod in de academy bekijken | Eigenaar van de academy, regisseur | Besluiten over uitbreiden, vernieuwen of stoppen |
Het ritme per kwartaal is een voorbeeld. Draait een training weinig, dan is twee keer per jaar genoeg. Draait hij elke maand, dan kan een kortere cyclus zinvol zijn. Het gaat erom dat het ritme vastligt en in de agenda staat.
De terugblik na elke groep
Houd deze terugblik kort. Een half uur is meestal genoeg. Loop vier vragen door.
- Hoeveel deelnemers begonnen en hoeveel rondden af? Wijkt dat af van eerdere groepen, zoek dan uit waarom.
- Waar liepen deelnemers vast? In het platform zie je afhaakpunten, de begeleider weet welke vragen terugkwamen.
- Wat zeiden deelnemers? Lees de open antwoorden van de evaluatie, niet alleen de cijfers.
- Wat moet direct worden hersteld? Een kapotte link, een tikfout of een verkeerd antwoord in een toetsvraag pas je meteen aan. Al het andere gaat op de verbeterlijst.
Dit is ook het moment voor de begeleider om zijn ervaring te delen. Hoe begeleiders dat structureel doen, staat in trainers opleiden voor online begeleiden.
Eén verbeterlijst per training
De kern van de cyclus is een verbeterlijst. Eén lijst per training, op een vaste plek, met per punt een paar velden.
- Wat is het probleem? Concreet, met de les of het onderdeel erbij.
- Waar komt het vandaan? Platformgegevens, evaluatie, begeleider, opdrachtgever.
- Hoe vaak is het gezien? Eén keer of bij meerdere groepen.
- Besluit. Aanpassen, nader bekijken of laten zoals het is.
- Wie en wanneer. Een naam en de ronde waarin het wordt opgepakt.
Het veld besluit is het belangrijkste. Een lijst zonder besluiten groeit alleen maar. Door bij elk punt te kiezen, ook als de keuze "laten zoals het is" luidt, blijft de lijst werkbaar en weet iedereen wat er met zijn signaal is gebeurd.
Veelgemaakte fout: elke opmerking van een deelnemer direct doorvoeren. Dan verandert de training voortdurend, deelnemers binnen één groep zien verschillende versies en na een jaar weet niemand meer waarom iets is zoals het is. Herstel alleen fouten direct. Inhoudelijke keuzes bundel je in de vaste ronde, op basis van signalen uit meerdere groepen.
De verbeterronde per kwartaal
In de verbeterronde loop je de lijst door, neem je besluiten en voer je de aanpassingen door. Een paar afspraken maken die ronde werkbaar.
- Plan de tijd in. Een verbeterronde die tussen trainingsdagen door moet, gebeurt niet. Reserveer dagdelen voor de ontwerper, net als bij de bouw.
- Werk met versies. Geef elke nieuwe versie van de training een nummer en een datum. Noteer kort wat er is veranderd. Dat helpt bij vragen van opdrachtgevers en bij het onderhoud van een online training.
- Voer wijzigingen door tussen groepen. Een groep die bezig is, maakt de training af in de versie waarin hij begon, tenzij het om een fout gaat.
- Laat een tweede persoon kijken. Ook een aanpassing kan nieuwe fouten introduceren. Een korte controle voordat de nieuwe versie live gaat, voorkomt dat.
De jaarlijkse herijking
Eén keer per jaar kijk je verder dan de losse trainingen. Welke trainingen lopen goed en welke nauwelijks? Welke zijn inhoudelijk verouderd? Waar vragen opdrachtgevers om die er niet is? Dit is het moment om te besluiten een training te vernieuwen, samen te voegen of te stoppen.
Werk je met een keurmerk of een registratie, dan sluit deze cyclus aan bij wat daarin wordt gevraagd. Het auditformulier van het CRKBO vraagt onder meer dat een instituut werkt met cursus- en docentevaluaties en actie onderneemt als de uitkomsten daartoe aanleiding geven. Voor e-learning staat er een aparte eis in: het instituut zorgt voor periodieke updates van het e-materiaal op basis van deelnemersevaluaties. Een verbeterlijst met besluiten en een versienummer per training helpt om bij een audit te laten zien hoe je daaraan voldoet.
Het NRTO-keurmerk noemt onder meer het regelmatig meten van klanttevredenheid en een focus op procesverbetering als kwaliteitseisen. Welke eisen precies gelden en hoe ze worden getoetst, lees je in de norm van het keurmerk. Een vastgelegde cyclus met verbeterlijsten en versies maakt het in elk geval makkelijker om te laten zien wat je doet.
Leg de uitkomsten van de jaarlijkse herijking vast en neem ze mee in je plannen voor het volgende jaar. Een bureau dat zijn portfolio opnieuw wil doorlichten, vindt een werkwijze in je trainingsportfolio doorlichten.
Vragen die vaak terugkomen
Hoe vaak moet je een online training aanpassen?
Kleine fouten herstel je direct. Inhoudelijke verbeteringen bundel je in een vaste ronde, bijvoorbeeld per kwartaal, zodat deelnemers niet midden in een traject een andere versie krijgen. Eens per jaar kijk je of de training nog past bij je aanbod.
Wie is verantwoordelijk voor de verbetering van een training?
Geef elke training een eigenaar, meestal de ontwerper of een vaste trainer. Die houdt de verbeterlijst bij en neemt besluiten over kleine aanpassingen. Grotere wijzigingen gaan langs de eigenaar van de academy.
Helpt een vaste verbetercyclus bij een keurmerk?
Keurmerken vragen doorgaans aandacht voor het meten van klanttevredenheid en voor verbetering. Een vastgelegde cyclus helpt om dat aan te tonen. Welke eisen precies gelden, lees je in de norm van het keurmerk zelf.