Je trainingsportfolio doorlichten in één middag

De meeste trainingsbureaus hebben een aanbod dat in de loop van jaren is gegroeid. Er zijn trainingen die elke maand draaien, trainingen die ooit voor één opdrachtgever zijn gemaakt en trainingen die nog op de website staan maar al twee jaar niet zijn gegeven. Wie een online academy wil opzetten, heeft een overzicht nodig van wat er is. Anders gaat de discussie over wat online kan, over gevoel in plaats van feiten.

Een doorlichting van het portfolio hoeft geen project van weken te zijn. Met een goede voorbereiding en een vaste werkwijze lukt het in een middag.

Voorbereiding: één lijst met basisgegevens

Laat vooraf iemand een lijst maken van alle trainingen met per training deze gegevens:

• naam en korte omschrijving;
• aantal uitvoeringen of deelnemers in het afgelopen jaar;
• vorm: open inschrijving, in-company of allebei;
• duur in dagen of dagdelen;
• welke trainers hem geven;
• wie het materiaal heeft gemaakt;
• wanneer de inhoud voor het laatst is herzien.

Die gegevens staan meestal verspreid over het planningssysteem, de boekhouding en de mappen van trainers. Het verzamelen kost meer tijd dan de middag zelf. Doe het toch vooraf, anders gaat de middag op aan zoeken.

De vragen per training

Tijdens de middag loop je elke training langs met dezelfde vragen. Houd het tempo hoog: een paar minuten per training. Twijfelgevallen zet je apart.

Voor de vraag welk deel zich leent voor online werken, helpt het artikel welk deel van je aanbod zich leent voor digitaal.

Vier groepen als uitkomst

Aan het eind van de middag heeft elke training een plek in een van vier groepen:

1. Online zetten. Trainingen die vooral uit kennis bestaan, vaak draaien en waar deelnemers flexibel willen starten. Kandidaat voor een volledig online versie of een module die je los verkoopt.
2. Blended maken. Trainingen waarin uitleg en oefenen samengaan. De uitleg gaat online als voorbereiding, de zaal wordt gebruikt voor oefenen, eventueel met een online natraject.
3. In de zaal houden. Trainingen die draaien om gesprek, gedrag of een groepsproces. Hier voeg je hooguit naslag of een terugkommoment toe.
4. Uitfaseren. Trainingen die niet meer lopen of niet meer passen. Een doorlichting is een goed moment om ze eerlijk te benoemen.

Zet binnen de eerste twee groepen een volgorde. Welke als eerste aan de beurt is, bepaal je met de criteria uit welke training je als eerste online zet.

Een draaiboek voor de middag

De tijden hieronder zijn een voorbeeld voor een portfolio van zo'n twintig tot dertig trainingen.

1. Kwartier: doel van de middag en de vier groepen uitleggen. Afspreken dat je niet ontwerpt, alleen indeelt.
2. Twee uur: alle trainingen langs met de vragen. Twijfelgevallen op een aparte lijst.
3. Half uur: de twijfelgevallen bespreken. Wie na vijf minuten nog twijfelt, zet de training bij de zaal en komt er later op terug.
4. Half uur: volgorde binnen de groepen online en blended. Een eerste kandidaat kiezen.
5. Kwartier: afspreken wie wat uitzoekt voor de eerste kandidaat en wanneer je weer bij elkaar komt.

Leg de uitkomst vast in één overzicht dat het hele team kan zien. Dat voorkomt dat dezelfde discussie over een paar maanden opnieuw begint.

Veelgemaakte fout: tijdens de middag al gaan ontwerpen. Iemand zegt bij een training "dit blok kunnen we als video doen" en een half uur later is het gesprek over camera's en lesduur. De doorlichting is een indeling, geen ontwerpsessie. Noteer de ideeën, maar ga door naar de volgende training. Het ontwerpen komt pas als de eerste kandidaat is gekozen.

Hoe je omgaat met twijfel en weerstand

Een doorlichting raakt aan het werk van trainers. Een trainer die al jaren een training geeft, hoort misschien dat die training in de groep uitfaseren valt, of dat de helft online gaat. Dat roept vragen op en soms weerstand. Een paar afspraken helpen.

Maak aan het begin duidelijk dat de indeling over de training gaat, niet over de trainer. Een training die naar blended gaat, heeft de trainer nog steeds nodig, alleen voor een ander deel van het werk. Noem ook wat er niet verandert: de zaaldagen die blijven, de rol van de trainer bij oefenen en feedback. Meer over het meenemen van trainers staat in het artikel over je trainers meekrijgen.

Twijfel is niet erg. Een training die niemand goed kan plaatsen, zet je voorlopig bij de zaal. Daar kan hij geen kwaad. Na de eerste online training weet je meer en kijk je er opnieuw naar. Het is beter om een paar trainingen te laat online te zetten dan om een training om te bouwen waar het team niet achter staat.

Houd ten slotte de uitkomst niet geheim. Een overzicht dat alleen de directie kent, leidt tot geruchten. Een overzicht dat iedereen kan zien, met de redenen erbij, geeft rust.

Wat je na de middag doet

De doorlichting levert een lijst op. Dat is nog geen plan. Na de middag werk je voor de eerste kandidaat uit wat de ombouw kost en oplevert en wie eraan werkt. Voor de trainingen in de groep blended loont het om te kijken of ze samen een leerlijn kunnen vormen, met gedeelde modules die in meer trainingen terugkomen. Dat is uitgewerkt in modules, leerlijnen en losse trainingen.

Neem de lijst een jaar later weer uit de kast. Dan zie je of de trainingen die je online hebt gezet meer of minder zijn gaan lopen en of er trainingen van groep zijn gewisseld.