Je trainers meekrijgen als ze het als bedreiging zien

Zodra het woord digitaliseren valt, rekent je trainer iets uit. Niet hardop. Hij telt zijn dagen van vorig jaar bij elkaar op en vraagt zich af hoeveel daarvan er straks nog zijn. Bij een trainer in loondienst gaat het over de vraag of zijn functie blijft. Bij een freelancer die dertig dagen per jaar bij jou draait gaat het over een derde van zijn omzet.

Dat is geen weerstand tegen verandering. Dat is een correcte inschatting van wat er op het spel staat. Als je het gesprek begint met een verhaal over de deelnemer van de toekomst, praat je langs die inschatting heen en dat merkt iedereen in de zaal.

Begin bij het getal

Het eerlijkste begin is de rekensom hardop maken. Als jullie het theorieblok uit drie trainingen halen, hoeveel dagen zijn dat dan per jaar en over wie gaan die dagen? Meestal is het antwoord kleiner dan het gevoel. Twee blokken van anderhalf uur uit een tweedaagse is geen dag minder, het is een halve dag minder. De dag die overblijft is voller dan hij was.

Soms is het antwoord wel groot. Als je een blok van een hele dag naar zelfstudie verplaatst, verdwijnt die dag echt. Zeg dat dan. Iedereen in de kamer kan tellen en je verspeelt je geloofwaardigheid in één zin door te doen alsof er niets verandert.

Wat er tegenover staat

Er zijn drie dingen die je in de plaats kunt zetten. Ze zijn niet alle drie voor iedereen geschikt.

• Ontwerpwerk. Iemand moet het online deel maken: script, opdrachten, toetsvragen, feedbackteksten. Dat is inhoudelijk werk waar je trainers beter in zijn dan een externe partij. Het is ook werk dat je kunt inkopen als dagen, wat de klap voor een freelancer opvangt. Let wel op de vorm waarin je dat doet, want sinds 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst weer volledig op schijnzelfstandigheid (geraadpleegd september 2026). Een reeks schrijfdagen verspreid over een halfjaar ziet er anders uit dan een freelancer die maandenlang niets anders doet dan jouw programma.
• Begeleiding op afstand. Als het online deel loopt, moet iemand vragen beantwoorden en opdrachten nakijken. Dat is ander werk dan voor de groep staan en niet elke trainer wil het. Het is wel uren.
• Meer uitvoeringen. Als een programma korter wordt in zaaltijd, kun je er meer van verkopen. Dat is alleen waar als je verkoop het waarmaakt, dus beloof het niet te snel.

Wat je uitdrukkelijk niet moet doen is deze drie als vanzelfsprekend presenteren. Ontwerpwerk is een ander vak. Er zijn uitstekende trainers die een matig script schrijven. Dat weten ze zelf ook.

De rolverdeling verandert, niet alleen de agenda

Het tweede deel van het gesprek gaat niet over dagen maar over vakmanschap. Een trainer die twintig jaar voor de groep staat, ontleent zijn positie aan wat hij live doet: aanvoelen, bijsturen, doorvragen. In een opgenomen les kan dat niet. Wat overblijft is een tekst die is uitgeschreven en een camera die niet reageert.

Dat is voor veel mensen ongemakkelijker dan het verlies van dagen. Ze zijn goed in iets dat in de nieuwe vorm niet gevraagd wordt en beginnen als beginner in iets nieuws. Wie welke rol krijgt in zo'n programma staat in wie doet wat in een digitaal programma.

De praktische opvang is dat je niet iedereen voor de camera zet. Eén trainer die het leuk vindt neemt op, de anderen leveren inhoud, kijken mee en begeleiden. Dat verdeelt het ongemak en levert beter materiaal op.

Vier manieren om dit gesprek te verpesten

• Het als besluit brengen dat al genomen is. Als de opnames al gepland staan, is elk gesprek daarna theater en voelt iedereen dat.
• Het over de deelnemer laten gaan. Natuurlijk gaat het uiteindelijk over de deelnemer. In dit gesprek gaat het over de trainer. Die weet dat.
• De ombouw naast het gewone werk laten lopen. Als je vraagt om een script te schrijven in de weken dat iemand vier trainingsdagen draait, krijg je een slecht script en een boze trainer.
• Een externe partij het laten bepalen. Er komt iemand van buiten die uitlegt hoe leren werkt tegen mensen die er al twintig jaar hun brood mee verdienen. Dat gaat zelden goed.

Waar het gesprek eigenlijk over gaat

Onder de agenda en de rollen ligt een derde vraag. Die stelt bijna niemand hardop: van wie is de training straks? Nu zit een groot deel van het programma in het hoofd van de trainer. Hij is de reden dat opdrachtgevers terugkomen. Zodra het is opgenomen en uitgeschreven, zit het in jouw systeem en kan iemand anders het draaien.

Voor jou als bureau is dat precies de bedoeling, want het maakt je minder afhankelijk. Voor de trainer is het het opgeven van zijn onderhandelingspositie. Bij mensen in dienst los je dat op met een normaal gesprek over rollen. Bij freelancers moet je het vastleggen. Dat is een ander soort afspraak dan de opdrachtbevestiging die je nu gebruikt. Wat daarin hoort te staan staat in afspraken met freelance trainers over materiaal.

Begin het traject bij de blokken die niemand als zijn eigendom ziet. Welke dat zijn haal je uit de ombouwscan. Dat geeft je een eerste resultaat zonder dat je meteen de gevoelige gesprekken hoeft te voeren.