Afspraken met freelance trainers over materiaal

Zolang een trainer live voor de groep staat, is de vraag van wie de training is theoretisch. Hij komt, hij geeft, hij factureert. Zodra hij is opgenomen en zijn uitleg in jouw platform staat, wordt die vraag concreet. Kun je het materiaal blijven gebruiken als hij niet meer voor je werkt? Mag hij het zelf ook gebruiken bij een ander bureau? En wie betaalt wat als het vijf jaar meegaat?

Dit is geen juridisch advies. Het is een lijst met de punten waarover je een afspraak nodig hebt, zodat je advocaat of jurist er iets bruikbaars van kan maken.

Auteursrecht ligt niet vanzelf bij jou

De hoofdregel in Nederland is dat het auteursrecht bij de maker ligt. Voor werk dat een werknemer in dienstverband maakt geldt een uitzondering, waardoor het recht bij de werkgever ligt. Bij een opdrachtnemer geldt die uitzondering niet: een freelance trainer die een script schrijft en inspreekt, blijft in beginsel rechthebbende op wat hij heeft gemaakt, tenzij je daar schriftelijk iets anders over afspreekt. De hoofdregel staat in artikel 1 van de Auteurswet, de uitzondering voor werk in dienstverband in artikel 7 en de eis dat een overdracht bij akte gebeurt in artikel 2 (geraadpleegd september 2026).

Dat betekent dat een opdrachtbevestiging waarin alleen een dagtarief en een datum staan, je niet helpt zodra de samenwerking stopt. Je zit dan met materiaal in je platform waarvan iemand anders de rechten heeft.

Twee routes zijn gebruikelijk. Je laat de rechten overdragen, wat schriftelijk moet en zorgvuldig geformuleerd. Of je krijgt een licentie: het recht om het materiaal te gebruiken, waarbij je vastlegt hoe lang, in welk gebied, voor welke doelen en of die licentie eindigt als de samenwerking eindigt. Voor een bureau dat in een programma investeert is een licentie voor onbepaalde tijd zonder opzegmogelijkheid vaak voldoende, mits die duidelijk is opgeschreven.

Portretrecht is iets anders dan auteursrecht

Als de trainer in beeld is, speelt daarnaast zijn portretrecht. Ook als jij de rechten op het script hebt, gaat het gebruik van zijn beeld over zijn persoon. Leg dus apart vast dat je de opnamen mag gebruiken, waarvoor en hoe lang en wat er gebeurt als hij daar later bezwaar tegen maakt.

Praktisch: houd bij de opzet rekening met de mogelijkheid dat een gezicht een keer vervangen moet worden. Materiaal waarin de trainer zichzelf voorstelt en zijn eigen ervaringen vertelt is warm en moeilijk te vervangen. Materiaal dat in schermopnames en voice-over is opgebouwd is kouder en makkelijk te vernieuwen. Kies dat bewust per onderdeel.

Hetzelfde geldt voor deelnemers die in beeld komen bij oefeningen. Regel toestemming vooraf, spreek af hoe lang je beelden bewaart en zorg dat iemand kan weigeren zonder gevolgen.

Vergoeding: eenmalig of doorlopend

Een trainer die vroeger tien dagen per jaar draaide en nu één keer wordt opgenomen, ziet zijn omzet bij jou dalen terwijl jouw programma jaren doorloopt. Dat is de kern van het ongemak. Drie modellen komen in de praktijk voor.

• Eenmalig, tegen een hoger tarief. Je koopt ontwerp- en opnamedagen in tegen een tarief dat boven het trainerstarief ligt. Daarmee is het klaar. Simpel te administreren en het meest gebruikt.
• Eenmalig plus onderhoud. Zelfde als hierboven, met een afgesproken aantal dagen per jaar voor actualisatie. Bindt de trainer aan het programma en houdt het materiaal levend.
• Een vergoeding per uitvoering of per deelnemer. Aantrekkelijk voor de trainer, bewerkelijk voor jou. Het roept elk jaar de vraag op of de administratie klopt. Doe dit alleen als het om één programma met grote aantallen gaat.

Wat je model ook is, koppel het aan de rechtenafspraak. Een eenmalige vergoeding zonder heldere licentie is de combinatie waar later ruzie over ontstaat.

Wat er nog meer in hoort

• Duur en beëindiging. Mag je het materiaal blijven gebruiken na afloop van de samenwerking? Zo ja, hoe lang? Zo nee, wat is de afkoopsom?
• Exclusiviteit. Mag de trainer hetzelfde programma bij een ander bureau geven? Bij maatwerk voor jouw klant is dat een reëel punt.
• Naamsvermelding. Blijft zijn naam eronder staan? Voor veel trainers is dit belangrijker dan geld.
• Aanpassingen. Mag jij het materiaal wijzigen, inkorten of opnieuw inspreken zonder overleg?
• Klantgegevens. Wat er in het platform aan deelnemersgegevens staat is van jou en valt onder je verwerkingsafspraken, niet onder de rechten van de trainer.

Doe dit voordat de camera aangaat

De volgorde is het enige waar je zelf helemaal over gaat. Zodra er opnames liggen waar dagen werk in zit, is de onderhandelingspositie van beide kanten anders en wordt elk gesprek zwaarder dan nodig. Regel het bij de opdrachtverlening voor de ontwerpfase.

Voor de meeste bureaus is dit ook meteen het moment om hun standaard opdrachtvoorwaarden voor freelancers te herzien, want die zijn vaak geschreven voor het geven van trainingsdagen en niet voor het maken van materiaal. Hoe je de rest van dat gesprek voert staat in je trainers meekrijgen en de rolverdeling die eruit volgt in wie doet wat in een digitaal programma.