CRKBO-registratie en online onderwijs

Veel trainingsbureaus staan al jaren in het CRKBO. De registratie werd ooit geregeld voor de zaaltrainingen, de audit ging over studiegidsen, contracten en een klachtenregeling en daarna werd het een routine. Zodra er een online academy bijkomt, verandert er meer dan de btw-vraag. De kwaliteitscode waaraan je moet voldoen, heeft eigen eisen voor e-learning en blended leren. Wie die kent, kan ze meteen in het ontwerp van de academy meenemen.

Deze pagina gaat over het register zelf: wat het is, welke voorwaarden gelden en hoe online en blended aanbod daarin past. De fiscale kant, dus wanneer online onderwijs wel of niet vrijgesteld is, staat in btw op online trainingen en e-learning. Het CRKBO zegt zelf dat je voor inhoudelijke vragen over de btw-vrijstelling alleen terecht kunt bij je belastingadviseur, je accountant of de Belastingdienst.

Wat het CRKBO is en welk register je nodig hebt

Het CRKBO, het Centraal Register Kort Beroepsonderwijs, is het register voor aanbieders van kort beroepsonderwijs. Het doel is de btw-vrijstelling voor beroepsonderwijs dat niet wettelijk erkend is. Het register heeft twee delen.

Een bureau dat zelf contracten sluit met opdrachtgevers en deelnemers, hoort in het instellingenregister. Een freelancer die daarnaast zelf online cursussen aan de markt verkoopt, heeft aan het docentenregister voor dat deel niet genoeg.

De voorwaarden: kwaliteitscode en audit

Om in het instellingenregister te komen, moet je aantoonbaar voldoen aan de Kwaliteitscode voor Opleidingsinstituten voor Kort Beroepsonderwijs. Dat wordt getoetst met een audit. Het auditformulier van het CRKBO noemt vijf beginselen: zorgvuldigheid, rechtszekerheid, kenbaarheid, redelijkheid en betrouwbaarheid. Die zijn vertaald naar eisen over zeven onderwerpen: organisatie, docenten, voorlichting, contract en betalings- en leveringsvoorwaarden, uitvoering, examinering en klachtenregeling. Alle onderdelen moeten voldoende zijn.

Een paar eisen die bij een academy extra aandacht vragen:

• Een vaste termijn voor vragen. Vragen van administratieve aard of over het onderwijs moeten binnen een expliciet vastgestelde termijn worden beantwoord.
• Evaluaties waar iets mee gebeurt. Het instituut werkt met cursus- en docentenevaluaties en onderneemt actie als de uitkomsten daartoe aanleiding geven.
• Voorlichting over studiebelasting en materiaal. De informatie op je website of in je offerte noemt onder meer de doelgroep, het niveau, de doelstellingen, de studiebelasting en het studiemateriaal.
• Duidelijkheid over rechten. Contracten vermelden onder meer bij wie het copyright berust en bij wie het eigendomsrecht van het cursusmateriaal ligt.
• Een klachtenregeling met beroep bij een met name genoemde onafhankelijke derde.

Er zijn situaties waarin een beperkte audit of vrijstelling van de audit mogelijk is, bijvoorbeeld bij een geldige ISO 9001-certificering. Een audit blijft volgens het CRKBO vier jaar geldig, daarna volgt een heraudit. De actuele voorwaarden en kosten staan op de site van het CRKBO.

Wat de audit vraagt van e-learning en blended aanbod

Onder het onderwerp uitvoering bevat het auditformulier een apart onderdeel voor e-learning en blended learning. Heb je geen online aanbod, dan is dat onderdeel niet van toepassing. Met een academy wel. De eisen in het kort, met wat ze in de praktijk voor je academy betekenen:

Wie een academy opzet met persoonlijke accounts, begeleiding en een vaste verbeterronde, voldoet daar grotendeels al aan. De begeleiding zelf werk je uit zoals beschreven in trainers opleiden voor online begeleiden. De verbeterronde in evalueren en verbeteren.

Veelgemaakte fout: de CRKBO-documentatie laten zoals hij was toen er alleen zaaltrainingen waren. Bij de volgende audit blijkt dan dat de voorlichting niets zegt over de studiebelasting van het online deel, dat er geen vastgelegde reactietermijn is voor vragen in het platform en dat niemand kan laten zien hoe het materiaal wordt bijgewerkt. Werk je documentatie bij op het moment dat de academy live gaat, niet een maand voor de audit.

De samenhang met de btw-vrijstelling

De registratie is bedoeld voor de btw-vrijstelling, maar dekt niet vanzelf alles wat in je academy staat. Voor online onderwijs geldt volgens de Belastingdienst een extra voorwaarde: er moet interactie mogelijk zijn tussen docent en deelnemer. Het Besluit onderwijsvrijstelling omzetbelasting van 21 januari 2025 werkt dat uit in onderdeel 4.1.

Dat sluit aan bij de auditeisen hierboven. Een academy met persoonlijke begeleiding en een vaste route voor vragen heeft die interactie. Een module die volledig zelfstandig wordt doorlopen, zonder enige mogelijkheid om een docent te bereiken, voldoet daar niet aan. Hoe dat fiscaal uitpakt en wat het betekent voor je kosten, lees je op de btw-pagina die hierboven is genoemd. Laat de uitkomst per product toetsen door je adviseur.

Wat de registratie niet is

Twee misverstanden komen vaak voor.

• Geen diploma-erkenning. Een CRKBO-inschrijving betekent niet dat je opleiding wettelijk erkend is of dat een certificaat formele waarde heeft. De kwaliteitscode vraagt juist dat je duidelijk bent over de aard van een kwalificatie en geen niet-erkende graden suggereert. Zie online toetsen en certificaten.
• Geen oordeel over één training. De audit kijkt naar je instelling en je werkwijze. Of een specifieke training als beroepsonderwijs geldt, is een fiscale beoordeling.

Regels en auditformulieren worden van tijd tot tijd bijgewerkt. Controleer bij de voorbereiding van een audit of bij een nieuwe productvorm daarom de actuele versie op de site van het CRKBO.