Btw op online trainingen en e-learning

Veel trainingsbureaus factureren hun klassikale trainingen al jaren zonder btw, omdat ze in het CRKBO-register staan. Zodra er online onderdelen bij komen, rijst de vraag of dat zo blijft. Geldt de vrijstelling ook voor een e-learning? Voor een module die een deelnemer zelfstandig doorloopt? Voor een licentie op de academy die een opdrachtgever voor zijn medewerkers koopt? Het antwoord hangt af van hoe de online training in elkaar zit. Dat maakt btw niet alleen een vraag voor de boekhouding, maar ook voor het ontwerp.

Deze pagina geeft de hoofdlijnen zoals de Belastingdienst ze beschrijft. Het is geen fiscaal advies. Leg je eigen situatie altijd voor aan je belastingadviseur of accountant, zeker bij nieuwe verdienmodellen.

De basis: vrijstelling voor beroepsonderwijs via het CRKBO

Beroepsonderwijs dat niet wettelijk erkend is, zoals de meeste trainingen van private bureaus, kan vrijgesteld zijn van btw als de aanbieder in het Centraal Register Kort Beroepsonderwijs staat. Het CRKBO kent twee registers:

Een bureau dat zelf contracten sluit met opdrachtgevers en deelnemers, hoort in het Register Instellingen. De Belastingdienst noemt expliciet dat vennootschappen die zelfstandig contracten sluiten voor beroepsonderwijs zich daar moeten inschrijven. Om ingeschreven te worden moet een aanbieder aantoonbaar voldoen aan de kwaliteitscode voor kort beroepsonderwijs die het CRKBO hanteert. Hoe registratie en online onderwijs samenhangen, staat uitgewerkt in CRKBO-registratie en online onderwijs.

De extra voorwaarde voor online onderwijs: interactie

Voor onderwijs dat elektronisch, op afstand of online wordt gegeven, geldt een extra voorwaarde. Volgens de Belastingdienst valt het alleen onder de vrijstelling als er interactie mogelijk is tussen docent en deelnemer. In het Besluit onderwijsvrijstelling omzetbelasting van 21 januari 2025 is uitgewerkt dat die interactie voor, tijdens of na de cursus kan plaatsvinden, rechtstreeks of via de instelling. Dat de training elektronisch wordt gegeven, staat de vrijstelling op zich niet in de weg.

Voor het ontwerp van je academy betekent dit:

• Een blended training met zaaldagen en een online voorbereiding heeft die interactie vanzelf.
• Een online training waarin een trainer opdrachten nakijkt, vragen beantwoordt of live sessies geeft, heeft ook interactie.
• Een e-learning die een deelnemer volledig zelfstandig doorloopt, met automatische vragen en zonder enige mogelijkheid om een docent te bereiken, voldoet niet aan de voorwaarde. Dan is de vrijstelling niet van toepassing en reken je btw.

Waar precies de grens ligt bij beperkte vormen van contact, zoals alleen een contactformulier of een automatisch certificaat, is een vraag om met je adviseur te bespreken. Ontwerp je begeleiding zo dat de interactie echt is en leg vast hoe deelnemers een docent bereiken.

Wat de vrijstelling betekent voor je kosten

Een vrijstelling klinkt als een voordeel, maar heeft twee kanten. Over vrijgestelde omzet reken je geen btw en doe je daarover geen aangifte. Daartegenover staat dat je de btw op inkopen en kosten voor dat onderwijs niet kunt aftrekken. Denk aan het platformabonnement, apparatuur voor video-opnames of ingehuurde productie.

Voor zakelijke opdrachtgevers die zelf btw kunnen verrekenen, maakt het voor hun kosten weinig uit of er btw op de factuur staat. Voor particuliere deelnemers en voor organisaties die zelf geen btw kunnen verrekenen, zoals veel zorg- en onderwijsinstellingen, is een vrijgestelde training wel goedkoper. Houd dat verschil in gedachten als je de prijs van een online training bepaalt.

De vrijstelling kan ook gelden voor goederen en diensten die onmisbaar zijn voor het vrijgestelde onderwijs, zoals lesmateriaal dat bij de training hoort. Wat je daarnaast los verkoopt, valt daar niet automatisch onder.

Veelgemaakte fout: aannemen dat alles wat in de academy staat vrijgesteld is omdat het bureau in het CRKBO-register staat. De registratie dekt beroepsonderwijs dat aan de voorwaarden voldoet. Een losse e-learning zonder docent, advieswerk of een abonnement op een bibliotheek met naslagmateriaal kan anders uitvallen. Loop per product na of het onderwijs met interactie is, voordat je het zonder btw factureert.

Afnemers in het buitenland

Zodra je academy deelnemers of opdrachtgevers buiten Nederland heeft, speelt een tweede vraag: in welk land is de dienst belast? De Belastingdienst geeft deze hoofdlijnen:

1. Zakelijke afnemers in een ander EU-land. Hoofdregel is dat de dienst belast is in het land van de afnemer. Je stuurt een factuur zonder btw met de vermelding "btw verlegd", controleert het btw-identificatienummer van de klant en neemt de dienst op in je aangifte en in de opgaaf intracommunautaire prestaties.
2. Particulieren in een ander EU-land. Hoofdregel is dat de dienst in Nederland belast is. Er zijn uitzonderingen, onder meer voor (virtuele) diensten op het gebied van onderwijs en voor digitale diensten.
3. Digitale diensten aan particulieren. Digitale diensten zijn diensten via internet die grotendeels geautomatiseerd zijn. Die zijn in de regel belast in het land waar de particulier woont. Voor bedrijven in Nederland geldt een drempel van € 10.000 per jaar voor de gezamenlijke omzet uit afstandsverkopen en digitale diensten in de EU. De btw van andere EU-landen kun je aangeven via het eenloketsysteem (One Stop Shop).

Een volledig geautomatiseerde e-learning voor particulieren in het buitenland kan dus onder andere regels vallen dan een begeleide training voor een Nederlandse opdrachtgever. Of de onderwijsvrijstelling in zo'n geval nog een rol speelt, hangt af van de regels in het land waar de dienst belast is. Laat dit toetsen door je adviseur voordat je in het buitenland gaat verkopen.

Controlelijst per product in je academy

Loop deze vragen door voor elk product dat je verkoopt:

• Staat het bureau in het CRKBO Register Instellingen?
• Is het product beroepsonderwijs of iets anders, zoals advies of een abonnement op naslag?
• Is er interactie mogelijk tussen docent en deelnemer, voor, tijdens of na de training?
• Is dat in het ontwerp en in de beschrijving van het product zichtbaar gemaakt?
• Is de afnemer een bedrijf of een particulier en waar is hij gevestigd?
• Is de uitkomst per product besproken met een adviseur en vastgelegd?

Een licentie waarmee een opdrachtgever toegang koopt voor zijn medewerkers, roept eigen vragen op. Daar gaat licenties aan opdrachtgevers verkopen verder op in.