Licenties aan opdrachtgevers verkopen: zo werkt het

Een opdrachtgever die tevreden is over een training, stelt vaak dezelfde vraag: kunnen onze nieuwe medewerkers dit ook doen, zonder te wachten op de volgende groep? Bij klassikaal aanbod is het antwoord een nieuwe uitvoering, met een datum en een minimum aantal deelnemers. Met een online academy kan het antwoord een licentie zijn. De opdrachtgever koopt toegang en wijst die toe wanneer er iemand nieuw binnenkomt.

Voor het bureau is een licentie aantrekkelijk: omzet vooraf, een langere relatie met de klant en een reden om het jaar erna weer in gesprek te gaan. Maar een licentie zonder goede afspraken leidt tot discussie over aantallen, begeleiding en verlenging.

Drie gangbare vormen

Een pakket plaatsen is voor de meeste bureaus de eenvoudigste start. Het is vooraf duidelijk wat er binnenkomt en de opdrachtgever weet wat hij heeft gekocht.

Wat je vastlegt

Een licentie is een afspraak over meer dan toegang. Leg deze punten in de offerte of overeenkomst vast:

1. Welke training of modules. Inclusief wat er gebeurt als je de training in de looptijd bijwerkt.
2. Aantal en termijn. Hoeveel deelnemers, binnen welke periode starten, hoe lang elke deelnemer toegang houdt.
3. Begeleiding. Kijkt een trainer opdrachten na? Zijn er live sessies? Hoe snel worden vragen beantwoord? Zonder begeleiding is het een ander product.
4. Rapportage. Wat krijgt de opdrachtgever te zien, hoe vaak en in welke vorm? Denk aan gestart, voortgang, afgerond.
5. Toewijzing. Wie meldt deelnemers aan: de opdrachtgever zelf of het bureau op verzoek?
6. Ongebruikte plaatsen. Vervallen ze, schuiven ze door of worden ze verrekend bij verlenging?
7. Einde van de licentie. Hoe lang houden deelnemers na afloop toegang tot hun resultaten en certificaten?
8. Gegevens. Welke deelnemersgegevens verwerk je en wat deel je met de opdrachtgever? Zie AVG en deelnemersgegevens in je online academy.

Rapportage is voor veel opdrachtgevers de reden om een licentie te nemen in plaats van medewerkers zelf een cursus te laten zoeken. Wat je daarin opneemt, staat in rapportage voor opdrachtgevers.

Een rekenvoorbeeld

De getallen zijn zelfgekozen voorbeeldgetallen. Een opdrachtgever neemt een pakket van 40 plaatsen voor een begeleide online training, te gebruiken binnen twaalf maanden. Het bureau rekent normaal € 375 per losse deelnemer en geeft bij 40 plaatsen een staffel naar € 325. De licentie kost € 13.000.

De begeleiding per deelnemer kost het bureau in dit voorbeeld € 90. Als alle 40 plaatsen gebruikt worden, is dat € 3.600 aan begeleiding. Worden er 28 gebruikt, dan is het € 2.520. De opdrachtgever heeft in beide gevallen € 13.000 betaald.

Dat laatste klinkt gunstig voor het bureau, maar is het op termijn niet. Een opdrachtgever die bij de verlenging ziet dat een derde van de plaatsen niet is gebruikt, koopt het volgende jaar minder of stopt. Een licentie die goed gebruikt wordt, verlengt zich makkelijker.

Veelgemaakte fout: de licentie verkopen en daarna niets meer doen. De opdrachtgever wijst geen deelnemers toe omdat niemand het regelt, het jaar is voorbij en bij de verlenging blijkt het gebruik laag. Plan vanaf het begin momenten in waarop je het gebruik met de opdrachtgever bespreekt, bijvoorbeeld elk kwartaal. Laat zien wie is gestart en wie niet en bied aan om nieuwe medewerkers zelf uit te nodigen.

Het gesprek bij verlenging

Een licentie loopt af en dan begint het verkoopgesprek opnieuw. Bereid dat gesprek voor met gegevens uit de academy. Hoeveel plaatsen zijn gebruikt? Hoeveel deelnemers hebben de training afgerond? Wat zeiden ze in de evaluatie? Welke afdelingen deden mee en welke niet?

Met die gegevens kun je de opdrachtgever een passend voorstel doen. Werden alle plaatsen gebruikt, dan ligt een groter pakket of een jaarlicentie voor de hand. Bleef het gebruik achter, bespreek dan eerst waarom. Soms wisten leidinggevenden niet dat de licentie er was. Soms paste de training niet bij een deel van de doelgroep. Een kleiner pakket met betere afspraken over toewijzing is dan beter voor de relatie dan een verlenging die weer half ongebruikt blijft.

Leg het verlengmoment vooraf vast in de overeenkomst, met een termijn waarop je het gesprek voert. Dan komt het einde van de looptijd niet als een verrassing en heeft de opdrachtgever tijd om budget te regelen.

Wat het platform moet kunnen

Voor licenties moet het platform deelnemers per opdrachtgever kunnen groeperen, per groep voortgang laten zien en toegang na een termijn automatisch beëindigen. Handig is ook als een contactpersoon bij de opdrachtgever zelf deelnemers kan aanmelden en een overzicht kan inzien, zonder bij de gegevens van andere klanten te kunnen. Neem dat mee in de eisen voor je leerplatform.

Licentie of materiaal uit handen geven

Soms vraagt een opdrachtgever niet om toegang tot je academy, maar om het materiaal zelf, om het in de eigen leeromgeving te zetten. Dat is een andere afspraak. Je geeft dan werk uit handen dat je niet meer kunt bijwerken of begeleiden. Als je dat doet, leg dan vast wat de opdrachtgever met het materiaal mag, voor hoe lang, of hij het mag aanpassen en of er een vergoeding per jaar tegenover staat. Controleer ook of het materiaal wel van het bureau is en niet van een freelance trainer.

Voor de btw kan het verschil maken of je een begeleide training levert of alleen toegang tot materiaal. De hoofdlijnen staan in btw op online trainingen en e-learning. Laat de licentievorm die je kiest toetsen door je adviseur.