Rapportage voor opdrachtgevers: wat meet je en wat lever je?

Een opdrachtgever die een zaaltraining inkoopt, krijgt achteraf een presentielijst en de evaluatiescores. Bij een traject met online onderdelen verwacht hij meer. Hij weet dat het platform bijhoudt wie wat doet en vraagt om inzicht. Soms wil hij alles zien, soms wil hij alleen weten of iedereen klaar is. Zonder afspraak lever je te veel, te weinig of het verkeerde.

Een goede rapportage begint niet bij wat het platform kan tonen. Hij begint bij de vraag wat de opdrachtgever met de informatie gaat doen. Welke vragen opdrachtgevers daarover stellen in het verkoopgesprek, staat in wat opdrachtgevers vragen bij online leren. Deze pagina gaat over wat je daarna meet en oplevert.

Drie doelen, drie soorten rapportage

Vraag bij de start welk van de drie doelen speelt. Vaak zijn het er twee. Wat hij niet nodig heeft voor zijn doel, lever je niet. Dat is overzichtelijker voor hem en beter voor de deelnemers.

Wat je meet in een online training

Een leerplatform kan veel registreren. Niet alles is bruikbaar voor een opdrachtgever. Een indeling helpt om te kiezen.

Bruikbaar voor rapportage aan de opdrachtgever

• Gestart of niet gestart
• Voortgang in lessen of onderdelen
• Afgerond of niet afgerond, met datum
• Resultaat van een eindtoets of beoordeling van een praktijkopdracht, als dat is afgesproken
• Evaluatie door deelnemers, op groepsniveau

Bruikbaar voor jezelf, niet voor de opdrachtgever

• Waar deelnemers afhaken in een les
• Welke toetsvragen vaak fout gaan
• Welke vragen deelnemers stellen aan de begeleider
• Hoe lang het duurt voordat iemand een opdracht inlevert

Beter niet rapporteren

• Kijktijd per video per persoon
• Tijdstippen van inloggen
• Letterlijke inhoud van vragen of opdrachten van een deelnemer, tenzij daar een afspraak en een doel voor is

De tweede groep is waardevol voor de verbetering van je training, zie de kwaliteit van een online training meten. De derde groep zegt weinig over leren en wekt bij deelnemers het gevoel dat ze worden gecontroleerd. Dan gaan ze doen wat telt in plaats van leren wat nodig is.

Persoonsgegevens: leg het vooraf vast

Rapporteren over deelnemers is werken met persoonsgegevens van de medewerkers van je opdrachtgever. Welke rol je bureau daarbij heeft, hangt af van wie bepaalt waarvoor en hoe de gegevens worden verwerkt. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens eist de AVG een verwerkersovereenkomst tussen een verwerkingsverantwoordelijke en een verwerker. Bepaal je zelf waarvoor en hoe gegevens worden verwerkt, dan ben je voor die verwerking zelf verantwoordelijke.

Voor een trainingsbureau is die rolverdeling niet altijd eenduidig. Laat haar daarom toetsen door je adviseur en leg vast:

• welke gegevens je van de opdrachtgever krijgt en waarvoor;
• welke gegevens je aan hem teruggeeft en op welk niveau;
• hoe lang je gegevens bewaart na afloop van het traject;
• wie toegang heeft tot de rapportages.

Meer over de inrichting van je academy op dit punt staat in AVG en deelnemersgegevens. Vertel deelnemers bij de start ook wat hun werkgever te zien krijgt. Dat voorkomt wantrouwen en het is eerlijk.

Veelgemaakte fout: een opdrachtgever direct toegang geven tot het beheerscherm van het platform, omdat hij dan zelf kan kijken. Hij ziet dan meer dan jullie hebben afgesproken en het is niet meer te controleren wat er met die gegevens gebeurt. Lever rapportages als afgesproken overzicht en geef alleen toegang tot een omgeving die precies toont wat in de afspraak staat.

Een eindrapportage in vijf onderdelen

Een eindrapportage hoeft niet lang te zijn. Een opdrachtgever leest hem om te beslissen of hij het traject herhaalt of uitbreidt. Deze opbouw werkt.

1. Samenvatting. Wat was het doel, hoeveel deelnemers zijn gestart en hoeveel hebben afgerond. Drie of vier zinnen.
2. Afronding per deelnemer. Alleen als dat is afgesproken, bijvoorbeeld voor het personeelsdossier: naam, afgerond ja of nee, datum en eventueel toetsresultaat.
3. Wat deelnemers ervan vonden. Evaluatie op groepsniveau, met een paar geanonimiseerde opmerkingen die iets zeggen.
4. Wat opviel. Onderdelen waar de groep moeite mee had, vragen die vaak terugkwamen, knelpunten in de organisatie zoals te weinig tijd voor het online deel.
5. Aanbevelingen. Wat je voor een volgende groep zou aanpassen, aan jouw kant en aan de kant van de opdrachtgever.

Onderdeel 4 en 5 maken het verschil. Een lijst met percentages kan elk platform maken. Een bureau dat laat zien wat het heeft gezien en wat het voorstelt, wordt een gesprekspartner.

Tussentijds signaleren zonder te controleren

Tijdens het traject wil een opdrachtgever weten of het loopt. Het simpelste is een signaal op afgesproken momenten. Bijvoorbeeld: na twee weken een overzicht van wie nog niet is gestart, zodat de leidinggevende kan vragen of er iets in de weg zit.

Houd dat signaal kort en feitelijk. Gestart of niet gestart is genoeg. De begeleider benadert achterblijvers eerst zelf, zie trainers opleiden voor online begeleiden. Pas als dat niet helpt, gaat er een signaal naar de opdrachtgever. Zo blijft de begeleiding bij jouw bureau en wordt de leidinggevende niet de controleur van het leren.

Zet het ritme en de inhoud van de rapportage in je voorstel. Dan weet de opdrachtgever vooraf wat hij krijgt en hoef je achteraf niet te onderhandelen over extra overzichten.