Een offerte met e-learning erin: opbouw en voorbeeld

De eerste keer dat je bureau een online onderdeel in een voorstel zet, merk je dat je vaste sjabloon niet meer past. Een trainingsdag staat erin als datum, locatie en dagprijs. Een traject met een online voortraject, twee zaaldagen en een natraject heeft meer onderdelen, loopt over weken en vraagt iets van de opdrachtgever. Als dat niet in de offerte staat, komt het later als verrassing.

Hoe je online onderdelen prijst en waarom je niet moet zakken omdat de vorm goedkoper lijkt, staat in digitaal aanbod in je offerte. Deze pagina gaat over de opbouw van het document zelf, met een uitgewerkt voorbeeld.

Zeven blokken voor een offerte met online onderdelen

1. De vraag. Wat de opdrachtgever wil bereiken, in zijn woorden. Twee of drie zinnen die laten zien dat je hebt geluisterd.
2. De opzet in één oogopslag. Een korte tijdlijn: wat gebeurt online, wat in de zaal en in welke volgorde. Een tabel of een simpel schema werkt beter dan een lap tekst.
3. De onderdelen. Per onderdeel wat de deelnemer doet, hoeveel tijd het ongeveer kost en wat het oplevert. Houd het concreet.
4. De begeleiding. Wie vragen beantwoordt, hoe snel en wat er gebeurt als een deelnemer achterblijft.
5. Wat de opdrachtgever regelt. Tijd voor deelnemers om het online deel te doen, een contactpersoon, de aanlevering van deelnemersgegevens.
6. Rapportage en afronding. Wat de opdrachtgever tijdens en na afloop krijgt, op welk niveau en wanneer.
7. Prijs en voorwaarden. Posten apart, toegangsperiode, annulering, verwerkersovereenkomst en geldigheid van het voorstel.

Blok 5 is het blok dat bureaus het vaakst overslaan. Juist daar zit de voorwaarde voor een geslaagd traject. Deelnemers die het online deel in hun eigen avonduren moeten doen, doen het vaak niet. Leg vast dat de opdrachtgever daar werktijd voor geeft. Dan is het een gedeelde afspraak en geen verwijt achteraf.

Een uitgewerkt voorbeeld

Hieronder een voorbeeld van de kern van een offerte. De opdrachtgever, de aantallen en de bedragen zijn verzonnen om de opbouw te laten zien. Het zijn geen richtprijzen.

De vraag. Een organisatie wil haar teamleiders beter leren omgaan met verzuimgesprekken. Eerdere trainingen werden goed gewaardeerd, maar teamleiders kwamen onvoorbereid binnen en de eerste ochtend ging op aan uitleg van regels en procedures.

De opzet.

De begeleiding. Vragen in het online deel worden binnen twee werkdagen beantwoord door de trainer van de groep. Praktijkopdrachten krijgen binnen vijf werkdagen schriftelijke feedback. Is een deelnemer na tien dagen niet gestart, dan krijgt hij een persoonlijk bericht. Na drie weken krijgt de contactpersoon een signaal.

Wat de opdrachtgever regelt. Elke deelnemer krijgt werktijd voor het voortraject en de praktijkopdracht. De contactpersoon levert uiterlijk twee weken voor de start de namen en e-mailadressen aan.

De prijs in dit voorbeeld (groep van twaalf deelnemers, bedragen excl. btw):

Of en hoeveel btw erbij komt, hangt af van je situatie en van de vorm van het onderwijs. Zie btw op online trainingen en e-learning en laat je keuze toetsen door je adviseur voordat je het in je standaardofferte opneemt.

Waarom posten apart zetten werkt

In het voorbeeld is het online deel niet weggestopt in een dagprijs. Dat heeft drie voordelen.

• De opdrachtgever ziet wat hij koopt. Een inkoper die voorstellen vergelijkt, kan aanwijzen dat jouw voorstel een voortraject, begeleiding en rapportage bevat.
• Je kunt schalen. Komen er vier deelnemers bij, dan verandert alleen het aantal in de regels die per deelnemer zijn. De zaaldagen blijven gelijk.
• Je voorkomt discussie achteraf. Wat niet in de lijst staat, zit niet in de prijs. Dat geldt ook voor extra begeleiding of een langere toegangsperiode.

Wie per deelnemer of per groep een licentie wil verkopen, vindt de varianten in licenties voor opdrachtgevers.

Veelgemaakte fout: de toegangsperiode niet vastleggen. Dan vraagt een opdrachtgever na anderhalf jaar waarom de accounts van zijn teamleiders niet meer werken, of blijven oud-deelnemers ongemerkt toegang houden tot materiaal dat je inmiddels hebt vernieuwd. Zet in de offerte hoe lang toegang duurt en wat verlenging kost.

Voorwaarden die je niet vergeet

Onder de prijstabel horen een paar voorwaarden die bij een zaaltraining niet nodig waren.

• Toegangsperiode per deelnemer en wat er na afloop gebeurt met de account.
• Vervanging van een deelnemer: mag een ander de plek overnemen als iemand nog niet is gestart?
• Annulering van het online deel apart van de zaaldagen, want de kosten liggen anders.
• Verwerkersovereenkomst voor de deelnemersgegevens die je van de opdrachtgever krijgt, zie AVG en deelnemersgegevens.
• Geldigheid van het voorstel en de datum waarop de leerlijn definitief wordt.

Een voorstel met deze blokken is langer dan je oude offerte. Dat is geen bezwaar. Een opdrachtgever die een traject van weken inkoopt, leest liever twee pagina's waarin alles staat dan één pagina met vragen erachter.