Digitaal aanbod in je offerte zetten

Zodra een deel van je programma online staat, wordt je offerte moeilijker. Een trainingsdag prijs je per dag en dat begrijpt iedereen. Een programma van zes weken met drie online modules, twee zaalmomenten en begeleiding tussendoor is lastiger in één regel te vangen. Precies daar ontstaat de discussie over de prijs.

Prijs niet op vorm maar op resultaat

De gevaarlijkste zin in dit gesprek is: het is deels online, dus het kan goedkoper. Die redenering gaat uit van jouw kosten. De inkoper koopt geen kosten, hij koopt een oplossing voor een probleem. Als jouw programma ervoor zorgt dat veertig medewerkers binnen een kwartaal een bepaalde vaardigheid beheersen, is dat evenveel waard of dat nu in de zaal of online gebeurt.

Er is één uitzondering waarin je de vorm wél mag benoemen. Dat is als hij de klant iets scheelt: minder verletdagen, geen reiskosten, geen roosterproblemen omdat niet iedereen tegelijk weg is. Zet dat in je voorstel als voordeel voor hem, niet als reden voor korting.

Wat je apart benoemt

Een voorstel dat één bedrag noemt voor een blended traject nodigt uit tot afpingelen op onderdelen die de klant niet kan zien. Zet daarom een korte specificatie eronder, niet als open boekhouding maar als beschrijving van wat hij krijgt.

• Toegang tot het online deel: hoeveel modules, hoe lang beschikbaar, per deelnemer
• De live momenten: aantal, duur, groepsgrootte, in de zaal of online
• Begeleiding tussendoor: wie, waarop reageert die, binnen welke termijn
• Wat de opdrachtgever terugkrijgt: voortgangsoverzicht, deelnamebewijs, evaluatie
• Wat je van hem verwacht: een contactpersoon, een ruimte, deelnemers die tijd krijgen voor het voorwerk

Die laatste regel is de belangrijkste en staat in de meeste offertes niet. Een blended traject valt om als deelnemers het voorwerk in eigen tijd moeten doen. Maak er een voorwaarde van, geen wens.

Eenheden die werken

Voor open inschrijving is een prijs per deelnemer normaal, eventueel met staffels. Voor in-company werkt een prijs per groep beter, omdat je kosten grotendeels per groep lopen.

Bij het online deel loont het om een aparte eenheid te kiezen die past bij hoe het gebruikt wordt. Een licentie per deelnemer voor een bepaalde periode is het duidelijkst. Bij grote organisaties komt de vraag om een jaarafname voor een vast aantal plaatsen, wat voor jou prettig is omdat het je omzet voorspelbaar maakt. Reken dan wel met een afnamegarantie, want een staffel zonder minimum betekent dat je de korting geeft en het volume niet krijgt.

Wat de vier vormen elk kosten en opleveren staat in de vergelijking van werkvormen. De kostprijs waarop je je marge zet komt uit terugverdienen per uitvoering.

De vragen die de inkoper stelt

Reken op vier vragen en zet de antwoorden alvast in je voorstel.

Hoe weet ik of ze het gedaan hebben? Beschrijf welk overzicht hij krijgt en met welke frequentie. Wees eerlijk over wat je meet: dat iemand een module heeft afgerond, niet dat hij het beheerst, tenzij er een toets in zit.

Wat als iemand uitvalt? Leg vast wat er gebeurt bij ziekte of vertrek en of een plaats overdraagbaar is. Bij online plaatsen is dat makkelijker te regelen dan bij een zaaldag en dat is een verkoopargument.

Waar staan de gegevens? Je verwerkt persoonsgegevens van zijn medewerkers, dus er is een verwerkersovereenkomst nodig en de vraag waar de gegevens staan is legitiem. Zorg dat je dit antwoord klaar hebt liggen in plaats van het per offerte uit te zoeken.

Is het gelijkwaardig aan de klassikale versie? Hier gaat het echt om. Meer daarover in wat opdrachtgevers vragen bij online leren.

Twee praktische punten

Als je met open inschrijving aan consumenten werkt, gelden andere regels dan bij zakelijke klanten, onder meer over informatieplicht en bedenktijd. Werk je met een branchekeurmerk, dan gelden daar aparte voorwaarden bij. De NRTO hanteert bijvoorbeeld verschillende algemene voorwaarden en gedragscodes voor de consumentenmarkt en de zakelijke markt. Loop na of je offerteteksten daar nog op aansluiten nu je aanbod verandert.

Let ook op de btw-kant. Voor beroepsonderwijs bestaat een vrijstelling, waarbij registratie in het CRKBO een rol speelt. Dat je programma online staat zet die vrijstelling niet opzij. De Belastingdienst schrijft op de pagina Vrijstelling in het onderwijs dat onderwijs dat elektronisch, op afstand of online wordt gegeven onder de vrijstelling valt als er interactie mogelijk is tussen leerkracht en leerling. Die interactie mag voorafgaand aan, tijdens of na afloop van de cursus plaatsvinden (geraadpleegd september 2026). Een programma waarin een deelnemer de docent op geen enkel moment kan raadplegen voldoet daar dus niet aan. Leg je eigen opzet voor aan je fiscalist voordat je de prijs communiceert, want btw op de factuur is een onaangename verrassing voor een klant die geen btw kan verrekenen.