Terugverdienen: reken het per uitvoering door

De investering in een ombouw is eenmalig. De opbrengst komt per uitvoering binnen, in kleine stukjes. Dat klinkt vanzelfsprekend en toch gaat het hier bij bureaus het vaakst mis, omdat de investering in één keer zichtbaar is en de opbrengst nergens apart wordt bijgehouden.

Begin bij de kostprijs van je huidige uitvoering

Pak één training die je vaak draait en zet op wat een uitvoering je kost. Niet wat je hem verkoopt, wat hij kost.

• Trainersdagen, tegen het tarief dat je zelf betaalt of intern rekent
• Voorbereiding en reistijd, die zelden op de factuur staan maar wel in de agenda
• Zaalhuur en catering, als de opdrachtgever die niet zelf regelt
• Materiaal, drukwerk en verzending
• Planning en administratie: inschrijvingen, bevestigingen, certificaten, facturatie

Deel dat door het aantal deelnemers en je hebt een kostprijs per deelnemer. Bij de meeste bureaus is dat de eerste keer een onaangenaam getal, vooral doordat de uren van de planning nooit eerder waren meegeteld.

Zet daar de nieuwe vorm naast

Doe hetzelfde voor de vorm die je in gedachten hebt. Verandert er een dag in een dagdeel, dan gaat er een trainersdag af en meestal ook de reistijd en de catering. Wordt een blok zelfstudie, dan verdwijnen die uren helemaal en komt er iets voor terug: platformkosten per deelnemer, tijd voor het nakijken van opdrachten en het beantwoorden van vragen.

Die laatste post wordt vaak vergeten. Zelfstudie is niet gratis in uren. Iemand kijkt de eindopdrachten na, iemand belt de deelnemer die is blijven steken, iemand stuurt de opdrachtgever een overzicht. Zet daar een reëel aantal minuten per deelnemer voor.

Het verschil tussen de twee kostprijzen is je besparing per uitvoering. Deel de ombouwkosten door dat bedrag en je weet na hoeveel uitvoeringen je op nul staat. De posten aan de kostenkant staan in wat het kost om een training om te bouwen.

Drie manieren waarop dit misgaat

Je rekent met de prijs in plaats van de kostprijs. Als je met verkoopprijzen rekent, lijkt elke ombouw briljant. Reken met kosten en houd de prijsdiscussie apart.

Je vergeet dat het aantal uitvoeringen daalt. Een blok dat je uit vier trainingen haalt en één keer ombouwt draait niet vier keer zo vaak. Het draait even vaak als de trainingen samen. Dat is het getal dat telt.

Je rekent de zaaltijd weg die je niet kwijt bent. Een dag wordt zelden een halve dag. Er komt tijd bij: het bespreken van het voorwerk, deelnemers die het online deel niet af hebben, een korte herhaling voor wie is afgehaakt. Reken op een dag die iets korter is, niet op de helft.

De tweede opbrengst: de uitvoeringen die je nu misloopt

Naast besparen is er verdienen. Dat is bij veel bureaus de grotere kant. Denk aan de groepen die nu niet doorgaan omdat er zes aanmeldingen zijn in plaats van tien. Aan de klant met vestigingen in drie landen die geen reisbudget heeft. Aan de vraag om vier nieuwe medewerkers in maart te scholen terwijl de eerstvolgende open inschrijving in juni is.

Al die gemiste omzet heeft dezelfde oorzaak: je aanbod bestaat alleen op vaste momenten met een minimum aantal mensen. Een digitaal of blended programma haalt die voorwaarde weg. Dat is moeilijker te becijferen dan een besparing, dus houd het simpel: hoeveel aanvragen heb je het afgelopen jaar afgewezen of uitgesteld en wat was daar de gemiddelde ordergrootte? Dat getal staat waarschijnlijk in je offertesysteem.

Wat je wel en niet mag beloven

Wees voorzichtig met de belofte dat digitaal goedkoper is voor de opdrachtgever. Voor hem verandert er iets anders: minder verleturen, minder reistijd van zijn mensen, deelnemers die niet allemaal tegelijk weg zijn. Dat is waarde die bij hem valt, niet bij jou. Als je je prijs verlaagt omdat de vorm goedkoper is, geef je die waarde weg en verlaag je meteen je marge.

Hoe je dat in een voorstel formuleert staat in digitaal aanbod in je offerte. De kern is dat je prijst op wat het de klant oplevert en niet op wat het jou kost.

Houd het per training bij

Zodra het eerste programma draait, houd je per uitvoering bij wat je erin stopt: trainersuren, begeleidingstijd, nakijkwerk, storingen. Na drie uitvoeringen weet je of je schatting klopte. Na een jaar heb je een kostprijs die betrouwbaar genoeg is om je hele portfolio mee door te rekenen. Dan wordt het volgende besluit een stuk makkelijker.

Welke blokken daarvoor in aanmerking komen haal je uit de ombouwscan.