Wat kost het om een training om te bouwen

Er bestaat geen tarief voor het ombouwen van een training. Wel een lijst met posten die bij vrijwel elke ombouw langskomen. Als je die lijst invult met je eigen uurtarieven, heb je binnen een uur een schatting die bruikbaar genoeg is om een besluit op te nemen.

De posten die je gaat maken

Ontwerp. Iemand herschrijft de leerlijn: wat komt online, wat blijft live, in welke volgorde, met welke opdrachten. Dit is het werk waarop bespaard wordt en waar je later voor betaalt. Reken op meer uren dan je zou denken, want het is niet het overzetten van dia's maar het opnieuw indelen van de stof.

Script en teksten. Alles wat de trainer vroeger uit zijn hoofd zei moet worden uitgeschreven: gesproken tekst, instructies bij opdrachten, feedback bij foute antwoorden, samenvattingen. Dit is de grootste onzichtbare post.

Opname. Een dag opnemen kost een dag van de trainer, plus voorbereiding en een tweede dag als het misgaat. Daarnaast heb je opnameapparatuur of een ruimte nodig. Wie zonder studio opneemt houdt hier de kosten laag en kwijt zich met meer montagetijd.

Montage en beeld. Knippen, geluid fatsoeneren, schermopnames erin monteren, beeldmateriaal maken. Reken per opgenomen minuut op een veelvoud aan montagetijd.

Bouwen in het platform. Lessen aanmaken, volgorde instellen, toetsen invoeren, certificaten inrichten, testen met een testaccount. Dit gaat sneller dan mensen vrezen, mits het ontwerp af is.

Testronde. Een groep die het programma doorloopt voordat een klant het ziet. Zonder deze ronde ontdekt je opdrachtgever de fouten. Dat kost je meer dan de testronde.

Onderhoud. Elk jaar opnieuw: wetgeving die wijzigt, voorbeelden die verouderen, een spreker die niet meer in dienst is. Zet dit als vaste jaarlijkse post in je begroting, anders staat er over twee jaar materiaal online waar je je voor schaamt.

Waar het geld echt zit

Bij de meeste bureaus zit het grootste deel van de kosten niet in techniek maar in uren van eigen mensen. Camera's zijn goedkoop geworden, montagesoftware ook, een leerplatform kost een bedrag per maand dat je op je begroting terugvindt. Wat je niet terugvindt zijn de dagen van je beste trainer die niet factureerbaar zijn omdat hij zit te schrijven. Al staat dat maandbedrag zelden alleen, want de kosten die pas na ondertekening zichtbaar worden horen in dezelfde begroting.

Maak die uren daarom expliciet en zet ze tegen hetzelfde tarief in de begroting als een trainingsdag. Doe je dat niet, dan lijkt het project goedkoop en loopt het uit de hand op het moment dat de agenda's vollopen. Dat is precies wat er bij een eerste ombouw meestal gebeurt: het project loopt niet vast op geld maar op beschikbaarheid.

Waarom de eerste duurder is

De eerste training die je ombouwt betaalt de leerkosten van alle volgende. Je zoekt uit hoe je opneemt, welke toon werkt, hoe lang een les mag zijn, hoe je platform in elkaar zit, wie er goed voor de camera zit. Reken erop dat je een deel opnieuw doet.

Bij de tweede en derde training gaat het aanzienlijk sneller, omdat je sjablonen hebt, een vaste werkwijze en mensen die weten wat ze doen. Neem die daling mee in je besluit. Als je alleen de eerste training doorrekent, lijkt digitaliseren onbetaalbaar. Als je een reeks van drie doorrekent, ziet het er anders uit.

Kies de eerste dus niet op inhoudelijk enthousiasme maar op geschiktheid. Een blok dat vaak draait, weinig verandert en van niemand persoonlijk is. Hoe je die kandidaat vindt staat in welk deel van je aanbod zich leent voor digitaal.

Wat je kunt schrappen

Drie posten waarop je kunt besparen zonder dat de deelnemer het merkt.

• Studio-opnames. Een rustige kamer met een goede microfoon en daglicht doet het werk. Slecht geluid valt op, matig beeld nauwelijks.
• Animaties. Duur, snel verouderd en zelden de reden dat iemand iets begrijpt. Een schermopname met uitleg erbij werkt vaak beter.
• Alles in één keer. Bouw het eerste blok, draai het bij één opdrachtgever en pas het aan. Een compleet programma bouwen voordat er ook maar iemand doorheen is gelopen is de duurste manier om erachter te komen dat het niet klopt.

Van kosten naar besluit

De kostenkant alleen zegt niets. Je hebt de andere helft nodig: hoe vaak draai je dit, met hoeveel deelnemers en wat bespaar je per uitvoering aan trainersdagen, zaalhuur en reistijd. Die kant staat in terugverdienen per uitvoering.

Wat je in het besluitstuk voor je directie of vennoten zet is niet één bedrag maar een verhouding: dit kost het ongeveer, zoveel uitvoeringen per jaar draaien we, hierdoor verandert de kostprijs per deelnemer en vanaf uitvoering zoveel staan we op nul. Daarmee wordt het een gewoon investeringsbesluit in plaats van een geloofskwestie. En pas dan is het zinnig om te kijken hoe je het in je offerte zet.