Bestaande dia's en werkboeken omzetten naar online materiaal

Een trainingsbureau dat een paar jaar draait, heeft een map vol materiaal: dia's in verschillende versies, werkboeken, hand-outs, oefeningen die een trainer ooit heeft bedacht en casussen die in de loop van de tijd zijn aangepast. Als het besluit valt om een training online te zetten, is de eerste gedachte vaak dat het materiaal er al is. Dat klopt maar half. De inhoud is er. De vorm moet bijna altijd opnieuw.

Waarom dia's zonder trainer niet werken

Een goede dia bevat weinig tekst: een kernwoord, een afbeelding, een schema. De uitleg zit in het hoofd van de trainer. Online is die trainer er niet. Zet je de dia's met ingesproken tekst in een video, dan krijg je een presentatie zonder publiek en zonder interactie. De vragen die een groep in de zaal zou stellen, blijven onbeantwoord.

Een tweede probleem: veel dia's zijn in de loop van de jaren gegroeid. Er staan uitzonderingen op die ooit door één deelnemer zijn gevraagd, verwijzingen naar oefeningen die niet meer bestaan en voorbeelden die alleen de trainer begrijpt. In de zaal filtert de trainer dat weg. Online ziet de deelnemer alles.

Dia's zijn daarom een bron om de inhoud uit te halen, niet een product om online te zetten. De leerlijn bepaalt wat er in de online training komt. Het bestaande materiaal levert de bouwstenen.

Sorteer in drie stapels

Leg al het materiaal van de training naast elkaar en sorteer het. Gebruik daarvoor deze indeling:

De stapel hergebruiken is meestal kleiner dan gehoopt, maar hij is het meest waard. Oefeningen en casussen zijn al gemaakt om de deelnemer iets te laten doen. Online hebben ze alleen een betere instructie nodig. In de zaal legt de trainer uit wat de bedoeling is. Online moet dat op papier staan: wat de deelnemer doet, hoeveel tijd het kost, wat hij inlevert en wat hij terugkrijgt.

Herschrijf uitleg voor een lezer zonder trainer

Voor de stapel herschrijven geldt één toets: begrijpt iemand die de training nooit heeft gevolgd dit zonder toelichting? Laat een collega van buiten het vakgebied de tekst lezen. Elke plek waar hij een vraag stelt, is een plek waar de trainer in de zaal iets zou uitleggen.

Werkboeken zijn vaak een betere bron dan dia's, omdat er meer volledige zinnen in staan. Maar ook werkboekteksten zijn vaak geschreven als naslag bij een zaaldag. Ze verwijzen naar "wat we vanochtend hebben besproken" of veronderstellen dat de deelnemer de uitleg al heeft gehoord.

Kies per stuk uitleg de vorm die past:

1. Korte tekst voor definities, regels en stappen die de deelnemer later wil terugzoeken.
2. Video met trainer voor uitleg waarbij de toon en het voorbeeld tellen, zie video opnemen voor e-learning zonder studio.
3. Schema of afbeelding voor processen en verbanden, opnieuw getekend zodat het ook op een telefoon leesbaar is.
4. Download voor formulieren en checklists die de deelnemer in zijn werk gebruikt.

Veelgemaakte fout: het complete werkboek als pdf in de eerste les zetten met de opmerking "lees dit door". Het risico is dat deelnemers het downloaden, niet openen en daarna de samenhang missen. Knip het werkboek op en zet elk deel bij de les waar het hoort. Een pdf van zestig pagina's is naslag, geen les.

Een voorbeeld van één blok

Hoe dat uitpakt, zie je aan één blok uit een verzonnen training over vergadertechniek. In de zaal waren dat twaalf dia's, twee pagina's werkboek en een oefening waarin de groep een agenda verbetert.

1. De twaalf dia's leveren vier kernpunten op. Die worden een script voor een video van een paar minuten.
2. De twee pagina's werkboek worden een korte tekst met de vijf regels voor een goede agenda, als naslag onder de video.
3. De oefening blijft, met een nieuwe instructie: de deelnemer verbetert een voorbeeldagenda en daarna een agenda uit zijn eigen werk. Een uitgewerkte versie van de voorbeeldagenda staat erbij.
4. Drie dia's met anekdotes van de trainer en een verouderde verwijzing naar een vergaderapp gaan naar het archief.

Van het oorspronkelijke materiaal blijft zo ongeveer de helft over, in een andere vorm. De les is wel completer, omdat de deelnemer nu zelf iets doet met zijn eigen agenda.

Controleer rechten en actualiteit voordat het online gaat

Materiaal dat jaren in een map heeft gezeten, heeft vaak onduidelijke herkomst. Controleer voordat iets online komt:

• Wie heeft dit gemaakt? Een eigen medewerker, een freelancer, een oud-trainer?
• Staan er afbeeldingen, cartoons of teksten in van anderen?
• Staan er namen of gegevens van echte klanten of deelnemers in casussen?
• Kloppen de feiten, bedragen en regels nog?
• Staan er verwijzingen naar software, formulieren of websites die inmiddels zijn veranderd?

In de zaal valt een verouderde dia op en zegt de trainer er iets over. Online staat hij er voor elke deelnemer, zonder correctie. Over de vraag van wie het materiaal is, gaat van wie is het trainingsmateriaal. Specifiek voor freelancers staat het in afspraken met freelance trainers over materiaal.

Houd één bronversie bij

Het laatste probleem van bestaand materiaal is dat er meerdere versies van zijn. Trainer A gebruikt een andere set dia's dan trainer B, het werkboek is drie keer aangepast en niemand weet welke versie de juiste is. Een online training dwingt tot één versie. Dat is een voordeel, maar alleen als je het vastlegt.

Maak één map per training met de actuele bronbestanden: het script, de oefeningen, de formulieren en de afbeeldingen. Noteer bij elk bestand wanneer het voor het laatst is gecontroleerd. Dat maakt het onderhoud van je online training later een stuk eenvoudiger.