Van wie is het trainingsmateriaal? Auteursrecht uitgelegd

Zolang een training in de zaal wordt gegeven, speelt de vraag van wie het materiaal is zelden. De trainer komt met zijn dia's en werkboek, geeft de dag en gaat weer. Zodra je bureau een online academy bouwt, wordt de vraag concreet. Het materiaal staat in jouw platform, wordt jaren gebruikt en draait ook als de trainer die het maakte er niet meer is. Dan wil je zeker weten dat je het mag blijven gebruiken, aanpassen en verkopen.

Deze pagina legt uit wat de wet zegt. Het is geen juridisch advies. Voor een contract of een lastige situatie laat je de tekst toetsen door je adviseur. Welke praktische punten er in een afspraak met een freelancer horen, staat in afspraken met freelance trainers over materiaal.

De hoofdregel: het auteursrecht ligt bij de maker

De Auteurswet beschermt werken van letterkunde, wetenschap of kunst. Daar valt trainingsmateriaal meestal onder: een uitgeschreven les, een werkboek, een presentatie met eigen opbouw, een video, een set toetsvragen. Wie zo'n werk maakt, heeft het auteursrecht. Daar hoef je niets voor te registreren.

Dat auteursrecht is het exclusieve recht om het werk openbaar te maken en te verveelvoudigen. Voor een academy betekent dat: online zetten, kopiëren naar een nieuwe versie, doorverkopen aan een opdrachtgever. Wie de rechten niet heeft, heeft daar toestemming voor nodig.

Het auteursrecht beschermt de vorm, niet het idee. Een model dat een trainer in zijn hoofd heeft of een aanpak die hij in de zaal gebruikt, is als zodanig niet beschermd. De manier waarop hij dat heeft uitgewerkt in tekst, beeld of video wel.

Trainers in dienst: de werkgever geldt als maker

Voor werknemers maakt artikel 7 van de Auteurswet een uitzondering. Bestaat het werk van iemand in dienst uit het maken van bepaalde werken, dan wordt de werkgever als maker aangemerkt, tenzij partijen iets anders hebben afgesproken.

Voor een bureau met vaste trainers betekent dat in de regel: materiaal dat een trainer in dienst als onderdeel van zijn werk maakt, is van het bureau. Een paar kanttekeningen.

• Het moet bij de functie horen. Een trainer die is aangenomen om trainingen te geven en te ontwikkelen, maakt materiaal als onderdeel van zijn werk. Bij een functie waar dat niet in zit, is het minder vanzelfsprekend. Leg het daarom in de functieomschrijving of het arbeidscontract vast.
• Afwijken kan. De wet laat ruimte om iets anders af te spreken. Kijk dus of er in bestaande contracten iets over staat.
• Materiaal van voor de indiensttreding. Wat een trainer eerder als zelfstandige heeft gemaakt en meeneemt, valt er niet vanzelf onder. Maak daar een aparte afspraak over.

Freelancers: overdracht vraagt een akte

Voor freelance trainers geldt artikel 7 niet. Een freelancer die in opdracht van je bureau een module schrijft, een video inspreekt of toetsvragen maakt, blijft in beginsel zelf de maker en rechthebbende. Dat een factuur is betaald, verandert daar niets aan.

Wil je het auteursrecht zelf hebben, dan moet het worden overgedragen. Artikel 2 van de Auteurswet stelt daar eisen aan. De overeenkomst wordt schriftelijk aangegaan en de levering gebeurt bij een daartoe bestemde akte. Bovendien omvat de overdracht door de maker alleen de bevoegdheden die uitdrukkelijk in de overeenkomst staan of die noodzakelijk uit de aard en strekking ervan voortvloeien. Een vage zin in een opdrachtbevestiging kan daardoor minder dekken dan je denkt. Staat er niets over online gebruik in, dan is het maar de vraag of dat eronder valt.

Het alternatief is een licentie. Dan blijft de freelancer rechthebbende en krijgt je bureau toestemming om het materiaal te gebruiken onder voorwaarden. Het verschil in het kort:

Bij een licentie leg je minimaal vast voor welke doelen, hoe lang, of hij exclusief is, of je mag aanpassen en of hij doorloopt als de samenwerking stopt. Een licentie die eindigt op het moment dat de freelancer vertrekt, laat je bureau met een leeg stuk academy achter.

Wat de maker altijd houdt

Ook na overdracht houdt de maker persoonlijkheidsrechten, die in artikel 25 van de Auteurswet staan. Daaronder valt het recht zich te verzetten tegen openbaarmaking zonder zijn naam, tegen wijzigingen in het werk en tegen aantasting die zijn eer of naam kan schaden. Van een deel van die rechten kan de maker afstand doen, van het verzet tegen aantasting niet. Wil je dat in een contract regelen, laat de formulering dan toetsen door je adviseur.

In de praktijk betekent het: spreek af of de naam van de trainer bij het materiaal blijft staan en hoe jullie omgaan met aanpassingen. Voor veel trainers is naamsvermelding belangrijker dan de vraag van wie het recht op papier is.

Voor freelancers geldt daarnaast het auteurscontractenrecht in de Auteurswet, met onder meer het recht op een billijke vergoeding voor het verlenen van exploitatiebevoegdheid. Die regels gelden niet voor werk waarvan de werkgever op grond van artikel 7 als maker geldt.

Staat een trainer in beeld, dan speelt daarnaast zijn portretrecht. Dat is een apart recht dat ook in de Auteurswet staat. Het gaat over het gebruik van zijn beeltenis. Regel toestemming voor het gebruik van opnames apart van de afspraak over de inhoud.

Veelgemaakte fout: denken dat je de rechten hebt omdat je voor het werk hebt betaald. Betaling regelt de vergoeding, niet het auteursrecht. Bureaus ontdekken dat vaak pas als een freelancer vertrekt en vraagt om zijn video's uit de academy te halen. Dan is de onderhandelingspositie een stuk slechter dan bij de start.

Zo regel je het voor je academy in vijf stappen

1. Inventariseer het materiaal. Maak een lijst van wat er in je academy komt en wie het heeft gemaakt: een trainer in dienst, een freelancer, een externe partij of het bureau zelf.
2. Controleer de contracten. Kijk bij trainers in dienst of het maken van materiaal in de functie staat en of er afwijkende afspraken zijn. Kijk bij freelancers wat er in de opdrachtvoorwaarden staat.
3. Kies per stuk overdracht of licentie. Voor materiaal dat de kern van je aanbod wordt ligt overdracht voor de hand. Voor materiaal dat de trainer ook zelf gebruikt kan een licentie beter passen.
4. Leg het vast voordat het werk begint. Laat een standaardtekst opstellen of toetsen door je adviseur en gebruik die bij elke nieuwe opdracht.
5. Bewaar de afspraak bij het materiaal. Noteer bij elke training in je academy welke afspraak erbij hoort. Dat maakt ook het onderhoud van een online training makkelijker, want je weet wat je mag aanpassen.

Voor materiaal van derden, zoals afbeeldingen, filmfragmenten of artikelen die in een les worden gebruikt, gelden eigen regels. Controleer bij het omzetten van bestaand materiaal of je die rechten hebt voor online gebruik. Wat in een zaal op papier werd uitgedeeld, mag niet vanzelf in een academy die jaren online staat.