Een realistische planning voor je eerste online training

Een bureau dat besluit zijn eerste training online te zetten, heeft meestal een datum in gedachten. Het begin van het nieuwe seizoen, een opdrachtgever die in het voorjaar wil starten, een beurs waar je het wilt laten zien. Vanuit die datum wordt terug gerekend. En dan blijkt halverwege dat de trainer die het script zou schrijven drie weken vol in de zaal staat.

De eerste online training loopt zelden uit op het werk zelf. Hij loopt uit op wachten: op een trainer die tijd heeft, op feedback van een collega, op een beslissing over een onderdeel. Een realistische planning houdt daar rekening mee. Welke training je kiest, lees je in welke training je als eerste online zet. Deze pagina gaat over het tijdpad daarna.

De zes fases van de eerste training

De fases overlappen. Terwijl de laatste lessen worden ontworpen, kunnen de eerste al worden opgenomen. Dat scheelt kalendertijd, maar alleen als het ontwerp van een les echt af is voordat de camera aangaat. Wie hoe in elke fase betrokken is, staat uitgewerkt in welke rollen je nodig hebt.

Plan vanuit de agenda van je trainers

De meeste planningen gaan uit van het werk: zoveel dagen ontwerp, zoveel dagen opnemen. Dat is een goed begin, maar het zegt niets over wanneer die dagen er zijn. Bij een trainingsbureau zit de kennis bij trainers die tegelijk betaalde dagen in de zaal draaien. Die gaan voor.

Draai de vraag daarom om. Kijk eerst in de agenda van de trainer die de inhoud levert en zoek de dagen die echt vrij zijn. Blok die als ontwerpdagen, op dezelfde manier als een trainingsdag. Een ontwerpdag die ergens tussendoor moet, gebeurt niet.

Twee vuistregels helpen daarbij.

• Liever vaste halve dagen dan losse uren. Ontwerpen vraagt concentratie. Twee ochtenden per week werkt beter dan een uur per dag.
• Plan de feedback mee. Elke les die af is, moet door een tweede persoon worden gelezen. Zet ook die momenten in de agenda, anders wacht de ontwerper weken op een reactie.

Een voorbeeldplanning

Hieronder een voorbeeld voor een online voortraject bij een bestaande tweedaagse. De weken zijn zelfgekozen voorbeeldwaarden bij een trainer die ongeveer een dag per week kan vrijmaken. Jouw planning kan korter of langer uitvallen.

1. Week 1 en 2: keuze en afbakening. De training is gekozen. Doel, doelgroep en de onderdelen die online gaan, liggen vast. Er is een naam voor elke rol.
2. Week 3 tot en met 6: ontwerp. De leerlijn staat. Per les is uitgewerkt wat de deelnemer doet, welke uitleg erbij hoort en welke opdracht volgt. Na elke twee lessen leest een collega mee.
3. Week 5 tot en met 8: productie. De eerste video's en schermopnames worden gemaakt zodra het ontwerp van een les klaar is. Teksten en opdrachten worden definitief.
4. Week 8 en 9: bouw. Alles staat in het platform. Inschrijving, toegang en berichten zijn ingesteld.
5. Week 10 tot en met 12: test. Een kleine groep, bijvoorbeeld collega's of een paar deelnemers van een bevriende opdrachtgever, doorloopt de training. Daarna een week om bevindingen te verwerken.
6. Week 13: lancering. De eerste echte groep start, met een begeleider die weet wat er van hem wordt verwacht.

Let op de overlap tussen ontwerp en productie en op de week die na de test vrij staat. Die week wordt het vaakst geschrapt als het krap wordt. Juist daar komt de kwaliteit vandaan.

Waar de tijd in gaat zitten

Bij de eerste training zitten er onderdelen in de planning die bij de tweede training grotendeels wegvallen. Het helpt om die apart te benoemen, zodat niemand schrikt en je bij de volgende training weet waarom het sneller gaat.

• Het platform leren kennen. Hoe een les wordt opgebouwd, hoe inschrijving werkt, hoe berichten worden verstuurd. Dat leer je één keer.
• Een eigen stijl vinden. Hoe lang is een video, hoe ziet een opdracht eruit, welke toon gebruik je. Die keuzes worden bij de eerste training gemaakt en daarna hergebruikt.
• Afspraken met trainers. Wie maakt wat, wat is de vergoeding en van wie is het materiaal. Zie van wie is het trainingsmateriaal.
• De begeleiding inrichten. Reactietermijnen, wie vervangt wie, wanneer krijgt een opdrachtgever een signaal.

Veelgemaakte fout: de lanceringsdatum aan een opdrachtgever beloven voordat het ontwerp klaar is. Op dat moment weet je nog niet hoeveel lessen er komen en hoeveel opnames nodig zijn. Geef een opdrachtgever pas een startdatum als de leerlijn staat en de productie is ingepland. Tot die tijd noem je een periode, geen datum.

Controlelijst voordat je de planning vastzet

• De training is gekozen en het doel staat op één A4.
• Er zijn concrete dagen in de agenda van de ontwerper geblokt.
• Voor elke les is een tweede lezer met een datum.
• De productie start pas per les als het ontwerp van die les klaar is.
• Er is een testgroep gevonden en die heeft de datum in de agenda.
• Na de test staat tijd om bevindingen te verwerken.
• De begeleider voor de eerste groep is bekend en heeft tijd gereserveerd.
• Een opdrachtgever krijgt pas een startdatum als de leerlijn staat.

Wil je de keuzes en de planning eerst laten toetsen door iemand die meerdere academies heeft zien starten, dan kan dat in de coaching. Wie het zelf doet, heeft aan deze lijst en de fases genoeg om een planning te maken die de eerste tegenvaller overleeft.

Na de eerste training

Houd tijdens de eerste training bij hoeveel tijd elke fase echt kostte en waar het vastliep. Dat is de beste basis voor de volgende. De tweede training gaat bijna altijd sneller, omdat het platform bekend is en de stijl vastligt. Gebruik de eerste training daarom als voorbeeld voor de rest van je portfolio en schrijf op welke keuzes je hebt gemaakt, zodat een volgende ontwerper daarop kan voortbouwen.