Welke rollen heb je nodig voor een online academy?

Bij een zaaltraining is de verdeling simpel. De trainer doet de inhoud, de backoffice regelt zaal, inschrijving en factuur. Zodra je bureau een eigen academy opent, verschuift dat. Er komt werk bij dat niet bij één trainingsdag hoort maar bij het geheel: welke trainingen erin staan, wie ze onderhoudt, wie deelnemers opvangt die vastlopen en wie het platform bijhoudt.

Veel bureaus beginnen zonder die rollen te benoemen. De eerste training komt dan wel online, maar daarna staat alles stil omdat niemand het volgende besluit neemt. In wie doet wat in een digitaal programma staat de verdeling binnen één programma. Deze pagina gaat een niveau hoger: de rollen die je academy als geheel draaiende houden.

Zes rollen die elke academy nodig heeft

De tabel beschrijft rollen, geen functies. In een bureau met vijf vaste medewerkers en een schil freelancers draagt de opleidingsmanager vaak eigenaarschap en regie tegelijk. Dat kan prima. Het gaat mis als niemand zich eigenaar voelt van een rol, want dan blijft het werk liggen tot een opdrachtgever erover klaagt.

Welke rollen je kunt combineren en welke niet

Sommige combinaties zijn logisch. De ontwerper en de maker liggen dicht bij elkaar, zeker bij de eerste training. De regisseur en de beheerder raken elkaar ook: wie de planning bijhoudt, weet meestal ook wie er toegang nodig heeft.

Twee combinaties werken slecht.

• Eigenaar en begeleider. Wie deelnemers begeleidt, zit in de dagelijkse vragen. Wie eigenaar is, moet afstand kunnen nemen en keuzes maken over het geheel. Een directeur die zelf de vragen van deelnemers beantwoordt, komt niet meer aan die keuzes toe.
• Maker en inhoudelijk eindverantwoordelijke. Wie de les bouwt, ziet eigen fouten slecht. Laat een andere trainer de inhoud controleren voordat een les live gaat.

Een derde aandachtspunt is de begeleider. Die rol wordt vaak onderschat omdat hij niet zichtbaar is in de bouwfase. Pas als er deelnemers binnen zijn, blijkt dat vragen blijven liggen. Reken die uren vanaf het begin mee. Hoe je trainers daarop voorbereidt, lees je in trainers opleiden voor online begeleiden.

Een voorbeeld van de verdeling in een klein bureau

Neem als voorbeeld een bureau met een directeur, een opleidingsmanager, twee vaste trainers, een medewerker backoffice en een wisselende groep freelance trainers. De eerste training in de academy is een bestaande tweedaagse die een online voortraject krijgt.

1. De directeur is eigenaar. Hij besluit welke training eerst gaat en welk budget ervoor vrijkomt.
2. De opleidingsmanager is regisseur. Zij plant de bouw, bewaakt de voortgang en voert het gesprek met de eerste opdrachtgever.
3. De vaste trainer die de tweedaagse het vaakst geeft, is ontwerper. Hij krijgt daar dagen voor vrijgemaakt in zijn agenda.
4. De tweede vaste trainer controleert de inhoud en is later begeleider van de eerste groepen.
5. De backoffice is beheerder en bouwt samen met de ontwerper de lessen in het platform. Voor de video's wordt een maker ingehuurd.
6. Freelancers begeleiden pas als het voortraject een paar keer gedraaid heeft en de werkwijze vastligt.

In dit voorbeeld zijn er zes rollen en vijf mensen. Niemand draagt meer dan twee rollen en eigenaar en begeleider liggen bij verschillende personen.

Freelancers in een academy een plek geven

Veel bureaus draaien voor een groot deel op freelance trainers. Die kunnen in een academy ontwerper, maker of begeleider zijn. Leg per rol vast wat je van ze verwacht en hoe je het vergoedt. Een dag ontwerpen is ander werk dan een trainingsdag en begeleiding op afstand is werk in kleine stukjes verspreid over weken.

Er komt nog iets bij. Materiaal dat een freelancer maakt is niet vanzelf van je bureau. Maak die afspraak voordat het werk begint, zie van wie is het trainingsmateriaal. En let bij langdurige inzet op de vorm van de samenwerking: laat de verhouding toetsen door je adviseur als een freelancer maandenlang vrijwel alleen voor je academy werkt.

Veelgemaakte fout: de rollen verdelen voor de bouw en vergeten wat er na de lancering gebeurt. Na livegang verschuift het werk van ontwerpen naar begeleiden, beheren en onderhouden. Wie tijdens de bouw ontwerper was, heeft na de lancering vaak weer een volle zaalagenda. Spreek daarom vooraf af wie de training na de livegang onderhoudt en hoeveel tijd daarvoor staat.

Controlelijst voor je rolverdeling

Loop deze lijst door voordat je aan de eerste training begint.

• Elke rol uit de tabel heeft een naam, ook als het dezelfde naam is als bij een andere rol.
• De eigenaar heeft mandaat over budget en kan nee zeggen tegen een training.
• De ontwerper heeft tijd die is vrijgemaakt in de agenda, niet tijd die ernaast moet.
• Er is een tweede persoon die de inhoud controleert voor livegang.
• Voor de begeleiding staat vast wie vragen beantwoordt, binnen welke termijn en wie waarneemt bij vakantie of ziekte.
• Er is afgesproken wie de training na lancering onderhoudt.
• Met freelancers zijn afspraken gemaakt over rol, vergoeding en materiaal.

Kun je bij een van deze punten geen naam invullen, dan weet je waar de academy straks vastloopt. Dat is beter om nu te weten dan na de eerste groep deelnemers. Wie wil sparren over de verdeling voor de eerste training, kan dat doen in de coaching.

Rollen groeien mee met de academy

Bij de eerste training is de verdeling klein en overzichtelijk. Bij vijf of tien trainingen verandert de verhouding. Het ontwerpwerk per training blijft ongeveer gelijk, maar begeleiding, beheer en onderhoud nemen toe met elke training die erbij komt. Een regisseur die bij één training een paar uur per week bezig was, heeft bij een groeiende academy vaak een groter deel van de week nodig.

Kijk daarom na elke nieuwe training kort terug: welke rol kostte meer tijd dan gedacht en bij wie ligt die? Neem dat mee in de planning van je eerste online training en in de trainingen die daarna komen.