Schermopnames maken die lang blijven kloppen

Trainingen over software, systemen en digitale werkprocessen staan of vallen met schermopnames. Een deelnemer wil zien waar hij moet klikken. Het probleem is dat software verandert, vaak zonder aankondiging. Een knop verhuist, een menu krijgt een andere naam of de kleuren veranderen. Een opname van een jaar oud laat dan een scherm zien dat de deelnemer niet herkent. Het vertrouwen in de rest van de training daalt meteen mee.

Je kunt veroudering niet voorkomen. Je kunt wel zorgen dat opnames langer meegaan en dat vervangen een kwestie van een uur is in plaats van een week.

Neem per handeling een korte opname

De belangrijkste keuze is de lengte. Een opname van twintig minuten waarin je een hele werkwijze doorloopt, is bij de eerste update deels verouderd. Om één verschoven knop te herstellen moet je dan de hele opname overdoen of een zichtbare plakker maken.

Maak daarom per handeling een aparte korte opname: een dossier aanmaken, een rapport exporteren, een instelling wijzigen. Elk stuk kun je los vervangen. In de les zet je ze achter elkaar, met een korte tekst ertussen. Voor de deelnemer maakt het weinig uit. Voor het onderhoud scheelt het veel.

Houd de uitleg los van het scherm

In een schermopname zitten twee dingen: wat er op het scherm gebeurt en wat de trainer erover zegt. Het eerste verandert met elke update. Het tweede vaak niet, want de reden waarom je een rapport exporteert blijft dezelfde.

Houd die twee zoveel mogelijk gescheiden:

1. Schrijf eerst een script met per handeling de uitleg: wat de deelnemer doet en waarom.
2. Neem het scherm op zonder te praten, rustig en met pauzes bij elke klik.
3. Neem de stem apart op aan de hand van het script.
4. Voeg beeld en stem samen in de montage.

Verandert het scherm, dan neem je alleen stap 2 opnieuw op en leg je de bestaande stem eronder, eventueel met een kleine aanpassing. Dat gaat sneller dan alles opnieuw doen. Het vraagt wel discipline bij de eerste opname. Wie gewend is om al pratend door de software te klikken, moet even omschakelen.

Een andere manier om de uitleg los te maken: zet het waarom in de tekst bij de les en laat de opname alleen het hoe zien. Dan hoeft er bij een update niets aan de tekst te veranderen.

Laat alleen zien wat de deelnemer nodig heeft

Hoe minder er in beeld is, hoe minder er kan verouderen. Een paar werkwijzen die daarbij helpen:

• Zoom in op het deel van het scherm waar het om gaat. Een zijbalk of menubalk die niet nodig is, hoeft niet in beeld.
• Sluit andere programma's, meldingen en tabbladen voordat je opneemt.
• Gebruik een vaste schermresolutie en een vast venster, zodat opnames op elkaar aansluiten.
• Werk met een testomgeving en verzonnen gegevens. Echte namen van klanten of collega's horen niet in een opname.
• Beweeg de muis rustig en laat de cursor even stilstaan op de plek waar je klikt.

Over dat punt van gegevens in beeld: een schermopname met echte persoonsgegevens die in een academy staat, is gegevens delen met iedereen die de training volgt. Voorkom dat bij de opname in plaats van achteraf. Meer over gegevens in je academy staat in AVG en deelnemersgegevens in je online academy.

Veelgemaakte fout: het scherm opnemen op een groot beeldscherm met een hoge resolutie en de opname daarna ongewijzigd publiceren. Op een laptop of telefoon zijn menu's en tekst dan onleesbaar klein. Deelnemers zien dat er iets gebeurt, maar niet waar. Neem op in een resolutie die past bij het scherm waarop deelnemers kijken, of zoom in de montage in op het deel waar het om gaat.

Overweeg een stappenlijst met schermafbeeldingen

Niet elke handeling heeft een video nodig. Voor korte, lineaire handelingen is een genummerde stappenlijst met een schermafbeelding per stap vaak beter. De deelnemer kan in zijn eigen tempo meelezen terwijl hij in de software werkt, zonder steeds te pauzeren en terug te spoelen. Hij kan de lijst ook later terugvinden als naslag.

Het onderhoud is eenvoudiger. Verandert één knop, dan vervang je één afbeelding en pas je hooguit één zin aan. Er hoeft niets opnieuw te worden ingesproken of gemonteerd.

Een video is beter als de volgorde of het tempo ertoe doet, als er iets beweegt op het scherm of als de deelnemer moet zien hoe een handeling in de praktijk verloopt. Een combinatie werkt ook: een korte video om de werkwijze te laten zien en een stappenlijst eronder om na te doen.

Houd een register bij per opname

Bij één training met vijf opnames weet je nog wel wat er waar staat. Bij drie trainingen met elk dertig opnames niet meer. Houd daarom een eenvoudig register bij. Een spreadsheet is genoeg.

Met zo'n register weet je na een update binnen een paar minuten welke opnames je moet bekijken. Zonder register moet je de hele training doorlopen om te zien wat er verouderd is. Het register hoort bij het onderhoud van je online training.

Plan de controle, niet alleen het maken

Bij software die je zelf niet beheert, weet je niet wanneer de volgende update komt. Spreek daarom af wie de opnames controleert en hoe vaak. Een vaste controle per kwartaal of halfjaar is een werkbaar uitgangspunt, plus een extra controle als de leverancier van de software een grote wijziging aankondigt.

Vraag ook deelnemers om te melden als een scherm niet meer klopt. Een korte regel onder elke les, zoals "ziet je scherm er anders uit? Laat het ons weten", levert vaak de eerste signalen op. Zorg dan wel dat iemand die meldingen leest en er iets mee doet.

Voor opnames waarin een trainer zelf in beeld is, gelden andere aandachtspunten. Die staan in video opnemen voor e-learning zonder studio.