Oud-cursisten vasthouden met een academy

Tel eens hoeveel mensen er de afgelopen vijf jaar een training bij je bureau hebben gevolgd. Voor een bureau met meerdere trainers is dat een flinke groep. Vraag je dan af met hoeveel van hen je nog contact hebt. Grote kans dat het antwoord is: met bijna niemand, behalve via de opdrachtgever.

Dat is zonde. Oud-cursisten kennen je werkwijze. Ze hebben een goede dag bij je gehad. Een deel van hen koopt later zelf opleidingen in of wordt gevraagd om er een aan te raden.

Waarom het contact ophoudt

Bij in-company trainingen is de opdrachtgever je klant, niet de deelnemer. Na afloop heb je geen reden om de deelnemer te benaderen en vaak ook geen toestemming. Bij open trainingen heb je wel gegevens. Maar ook dan is er na de evaluatie weinig aan te bieden behalve de volgende training.

Een academy verandert dat. De deelnemer heeft een account en de toegang kan na de training doorlopen. Daarmee heb je een plek waar je iets kunt blijven bieden.

Wat je oud-cursisten kunt bieden

• Naslag. De kern van de training in korte lessen, om terug te zoeken als het onderwerp in het werk opduikt. Dit is de eenvoudigste vorm. Als het natraject er al is, kost het weinig extra werk.
• Opfrislessen. Een korte les op het moment dat kennis wegzakt, of als er iets verandert in regels of werkwijze.
• Verdieping. Een vervolgmodule voor wie verder wil. Dat is ook de natuurlijke plek voor een betaald vervolg.
• Een vast terugkeermoment. Een live online sessie een paar keer per jaar, waar oud-cursisten vragen stellen en ervaringen uitwisselen.

Je hoeft niet alles tegelijk te bieden. Naslag is een goed begin, omdat het aansluit op wat deelnemers al hebben gevolgd.

Toestemming en privacy

Een academy maakt het makkelijker om contact te houden, maar het blijft contact met personen. Leg bij de inschrijving vast wat je met de gegevens doet. Vraag toestemming voor mailings die verder gaan dan de training zelf. Overleg bij in-company trajecten met de opdrachtgever wat er na afloop gebeurt met de accounts van zijn medewerkers.

De Autoriteit Persoonsgegevens legt uit welke regels gelden voor het bewaren van gegevens en het sturen van e-mail aan personen. Twijfel je, laat het dan nakijken voordat je begint met mailen.

Voorkom een verstofte academy

Het risico van een academy voor oud-cursisten is dat hij vol raakt met materiaal dat niemand bijhoudt. Een les met een verouderde werkwijze of een regel die niet meer geldt, doet meer schade dan geen les. Een deelnemer die dat ziet, vraagt zich af hoe actueel de training zelf nog is.

Drie afspraken helpen:

1. Elke les heeft een eigenaar die hem jaarlijks nakijkt.
2. Bij een wijziging in regels of werkwijze wordt de academy tegelijk met de zaaltraining bijgewerkt.
3. Wat niet meer klopt en niet wordt bijgewerkt, gaat eruit.

Hoe je kwaliteit bewaakt als er geen trainer bij is, staat uitgebreider in kwaliteit bewaken als de trainer er niet live bij is.

Wat het je bureau oplevert

Maak er in het eerste jaar geen omzetdoel van. De waarde zit eerst in zichtbaarheid: je bureau blijft in beeld bij mensen die je al kennen. Een deel komt terug voor verdieping. Een ander deel noemt je naam bij een collega of een nieuwe werkgever. Hoe groot die delen zijn, weet je pas als je het bijhoudt.

Houd daarom bij waar nieuwe aanvragen vandaan komen. Brengt een oud-cursist een opdracht aan, dan wil je dat weten. Na een jaar heb je dan een eerlijk beeld van wat de academy voor je bureau doet. Hoe dit past naast de andere opbrengsten, staat op de pagina over de kansen van een academy.

Beginnen

Begin met naslag bij één training die veel deelnemers heeft. Geef deelnemers na afloop een jaar toegang en kijk hoeveel er terugkomen. Dat vertelt je meer dan elke aanname vooraf. Hoe je toegang en vervolg in je aanbod verwerkt staat in omzet die doorloopt naast je zaaldagen.