Wat is een online academy voor een trainingsbureau?

Bij de meeste trainingsbureaus begint het gesprek over een online academy met een concrete vraag. Een opdrachtgever wil dat nieuwe medewerkers de basis al kennen voordat ze aan de training beginnen. Een trainer heeft een reeks video's opgenomen en vraagt waar die moeten staan. Een deelnemer wil na een jaar nog eens terugkijken. Elk van die vragen is op zich op te lossen met een link of een map. Samen wijzen ze op iets groters: een vaste plek waar het online deel van je bureau woont.

Die plek noemen we hier een online academy. Het woord wordt breed gebruikt, dus het loont om scherp te hebben wat ermee bedoeld wordt.

Een academy is een omgeving, geen losse module

Een online academy is een leeromgeving onder de naam van je bureau. Deelnemers krijgen een account, loggen in en zien welke trainingen voor hen openstaan. Binnen een training volgen ze lessen in een vaste volgorde, maken ze opdrachten en zien ze hoe ver ze zijn. Het bureau ziet hetzelfde van de andere kant: wie is begonnen, wie is blijven steken, wie heeft de eindopdracht ingeleverd.

Een losse e-learning is één product. Een academy is de winkel en het klaslokaal waar die producten in staan. Dat verschil lijkt klein zolang je één module hebt. Het wordt groot zodra je er vijf hebt, voor drie opdrachtgevers, met deelnemers die ook klassikaal bij je komen.

Wat erin hoort en wat niet

Een werkbare definitie helpt bij de keuzes die daarna komen. Deze onderdelen horen bij een academy:

Wat er niet per se in hoort: een eigen app, een community met duizenden leden of een catalogus van honderd titels. Een academy met één goede training en twintig actieve deelnemers is een academy. Een bibliotheek vol video's die niemand afmaakt is dat eigenlijk niet.

Het verschil met webinars, opnames en e-learning

In gesprekken met trainers en opdrachtgevers lopen de begrippen door elkaar. Een korte ordening:

• Webinar of live online sessie. Een trainer geeft les via een videoverbinding. Dat is een werkvorm, geen omgeving. Een live sessie kan prima onderdeel zijn van een training in je academy.
• Opname. Een vastgelegde les of uitleg. Nuttig als lesmateriaal, maar zonder opdrachten en begeleiding leert een deelnemer er weinig van.
• E-learning. Een module die een deelnemer zelfstandig doorloopt, vaak met vragen tussendoor. Kan in een academy staan.
• Blended training. Een combinatie van zaal en online. De academy is dan de plek van het online deel. Meer daarover in blended, hybride of volledig online.

Het punt is niet welk woord je gebruikt. Het punt is dat een deelnemer op één plek terechtkan voor alles wat bij zijn training hoort en dat jij daar het overzicht hebt.

Wat een academy verandert aan je bureau

Voor een bureau dat nu vooral in de zaal werkt, verandert een academy drie dingen.

Ten eerste je product. De training die je verkoopt kan groter worden: een voorbereiding vooraf, oefening achteraf, naslag voor later. Welke vormen daarbij horen staat in wat een online academy een trainingsbureau oplevert.

Ten tweede je relatie met deelnemers. Zonder academy houdt het contact vaak op bij de evaluatie. Met een academy heb je een plek waar oud-cursisten terugkomen en waar je ze iets nieuws kunt aanbieden.

Ten derde je werkwijze. Een online training dwingt je om de opbouw vast te leggen: welke lessen, welke opdrachten, welke volgorde. Kennis die nu in de hoofden van trainers zit, komt op papier. Dat is ook de reden dat je vooraf goede afspraken met freelance trainers over materiaal nodig hebt.

Veelgemaakte fout: de academy zien als een technisch project. Het platform is het kleinste deel van het werk. Wat een academy laat slagen, is dat iemand in het bureau eigenaar is van het aanbod, de begeleiding en het onderhoud. Zonder die eigenaar staat er na een jaar een omgeving met verouderd materiaal en deelnemers die nooit meer inloggen.

Wanneer je van een academy kunt spreken

Een eenvoudige controle helpt om te zien of je al een academy hebt of nog losse onderdelen. Loop deze vragen langs:

1. Staat het online materiaal op één plek onder de naam van je bureau?
2. Loggen deelnemers in met een eigen account?
3. Is er per training een vaste route van begin tot eind?
4. Kun je per deelnemer zien wat af is?
5. Kan een deelnemer een trainer bereiken met een vraag of voor feedback?
6. Is er iemand in het bureau die verantwoordelijk is voor wat er in de academy staat?

Kun je de meeste vragen met ja beantwoorden, dan heb je een academy, ook als hij klein is. Zijn het vooral nee's, dan heb je materiaal dat nog een thuis zoekt.

Waar je verder leest

Wie besluit om een academy op te zetten, heeft een volgorde nodig. Die staat in een online academy starten: het stappenplan. Welke training je als eerste online zet, is een aparte keuze die het meeste bepaalt van hoe de rest verloopt. En wie eerst wil weten welke delen van het huidige aanbod zich lenen voor online, kan dat per training uitzoeken met de ombouwscan.