Een online academy starten: het stappenplan

Een bureau dat een online academy wil opzetten, staat meestal niet stil door gebrek aan ideeën. Er zijn er juist te veel: welke trainingen, welk platform, video of tekst, los verkopen of in de offerte. Zonder volgorde worden al die vragen tegelijk besproken en komt er weinig af. Dit stappenplan zet ze in een volgorde waarin elke beslissing de volgende makkelijker maakt.

Stap 1 en 2: leg het doel en de eigenaar vast

Begin met één zin over wat de academy moet opleveren. Niet "we willen ook online", maar bijvoorbeeld: "binnen een jaar heeft onze meest gevraagde in-company training een online voorbereiding en natraject" of "we willen losse deelnemers kunnen bedienen zonder een open groep te plannen". Het doel bepaalt welke training je kiest en hoe je hem verkoopt.

Wijs daarna één eigenaar aan. Dat is iemand die tijd krijgt, beslissingen mag nemen en aanspreekbaar is als het stilvalt. Bij een klein bureau is dat vaak de directeur of de opleidingsmanager. Bij een groter bureau kan het een trainer zijn die er uren voor vrijgemaakt krijgt. Welke andere rollen je nodig hebt, staat in welke rollen je nodig hebt voor een online academy.

Stap 3: kies één training om mee te beginnen

De eerste training is een leerproject. Kies er een die vaak draait, waarvan de inhoud stabiel is en waar opdrachtgevers al naar vragen. Een training die elk jaar verandert of die alleen door één trainer gegeven kan worden, is een slechte eerste keuze. Hoe je die afweging maakt staat uitgewerkt in welke training je als eerste online zet.

Stap 4 en 5: ontwerp de leerlijn en reken hem door

Voordat er iets wordt opgenomen, leg je vast wat de deelnemer na afloop kan en langs welke route hij daar komt. Per blok beslis je: blijft dit in de zaal, gaat het online als zelfstudie of wordt het een live online sessie. Een leerlijn op één A4 is genoeg om mee verder te kunnen.

Reken de leerlijn meteen door. Wat kost de productie, wat kost een uitvoering, wat vraag je ervoor? Dat hoeft geen spreadsheet van tien tabbladen te zijn. Het moet wel laten zien na hoeveel deelnemers of uitvoeringen de investering terug is. Hoe je dat opbouwt staat in een business case voor je online academy maken.

Stap 6 en 7: richt het platform in en maak het materiaal

Nu weet je wat het platform moet kunnen. Denk aan accounts per deelnemer, groepen per opdrachtgever, voortgang, opdrachten die een trainer nakijkt en een manier om te verkopen of toegang toe te wijzen. Richt eerst de basis in: de huisstijl, één training, twee testaccounts.

Daarna maak je het materiaal. Werk per les en laat elke les meteen in het platform zetten. Zo zie je vroeg wat werkt en wat niet. Houd een eenvoudige werkvoorraad bij:

De rijen zijn een voorbeeld. Het doel van de tabel is dat niemand hoeft te vragen hoe ver het is.

Stap 8: test met een kleine groep voordat je verkoopt

Laat de training doorlopen door een groep die er echt iets aan heeft, maar die weet dat het een eerste versie is. Dat kan een bevriende opdrachtgever zijn, een groep oud-cursisten of nieuwe collega's. Let op drie dingen: waar haken mensen af, welke vragen komen er binnen en hoeveel tijd kost de begeleiding. Dat laatste getal heb je nodig voor je prijs.

Pas na die testronde zet je de training open. Verwacht niet dat de eerste versie af is. Plan na de eerste echte groep een verbeterronde in.

Veelgemaakte fout: beginnen bij het platform. Een bureau vergelijkt een maand lang leerplatforms, sluit een abonnement af en merkt daarna dat er nog geen training is om erin te zetten. Het platform is een middel. Zonder gekozen training en leerlijn weet je niet eens waar je op moet letten bij de keuze.

De stappen op een rij

Een overzicht om aan de muur te hangen of in je projectplan te zetten:

1. Doel in één zin, gedeeld met het team.
2. Eigenaar met tijd en mandaat.
3. Eén training gekozen, met reden.
4. Leerlijn op één A4: wat blijft in de zaal, wat gaat online.
5. Business case: kosten, prijs, terugverdienpunt.
6. Platform ingericht voor die ene training.
7. Materiaal gemaakt en per les in het platform gezet.
8. Testronde met een kleine groep, daarna een verbeterronde.

Daarna komen verkoop en onderhoud. Die zijn geen stap aan het eind, maar lopen vanaf stap 5 mee. Bedenk tijdens de business case al hoe opdrachtgevers van de training horen en wie het materiaal over een jaar bijwerkt.

Na de eerste training

De tweede training gaat sneller, omdat de werkwijze er staat. Leg daarom na de eerste training vast wat je hebt geleerd: hoe lang de productie per les duurde, welke vorm deelnemers het best volgden, wat de begeleiding kostte. Dat wordt je sjabloon voor de rest van het portfolio.

Wil je de eerste stappen niet alleen zetten, dan kan dat met coaching van Skillba. Er is een pakket waarin een coach meedenkt terwijl je team zelf bouwt en een pakket waarin je samen één training maakt en live zet.