Je online academy inrichten: de checklist

Het abonnement is afgesloten, de academy staat in de lucht en het beheerscherm is leeg. Dit is het moment waarop veel bureaus de eerste training erin gaan zetten en de rest later regelen. Dat later komt dan op een ongelukkig moment: als een deelnemer niet kan betalen, als een opdrachtgever naar de verwerkersovereenkomst vraagt of als blijkt dat de welkomstmail nog de standaardtekst bevat.

Deze checklist loopt de inrichting door in de volgorde die in de praktijk werkt. De voorbeelden gaan uit van Skillba, het platform waar deze site over gaat. De punten zelf gelden voor elk leerplatform.

Blok 1: basis en huisstijl

De academy is voor deelnemers en opdrachtgevers het gezicht van je bureau online. Richt eerst de basis in, zodat alles wat je daarna bouwt er meteen goed uitziet.

• Naam van de academy en het webadres vastgesteld.
• Logo, kleuren en lettertype ingesteld volgens de huisstijl van het bureau.
• Contactgegevens en een vast mailadres voor vragen van deelnemers ingevuld.
• Teksten van standaardmails nagelopen: welkomstmail, bevestiging van aankoop, wachtwoord vergeten.
• Titels en omschrijvingen van pagina's ingevuld voor zoekmachines.

In Skillba stel je logo, achtergrondfoto's, kleuren en lettertype zelf in. Het beheer is Nederlandstalig. Leg je keuzes vast in een kort document, zodat een collega later dezelfde stijl aanhoudt.

Blok 2: trainingen en toegang

Hier maak je de keuzes die bepalen hoe een deelnemer door een training gaat. Ze volgen uit je leerlijn.

• Structuur van de eerste training ingericht: modules, lessen en de volgorde.
• Besloten of lessen allemaal tegelijk openstaan of stap voor stap vrijkomen.
• Toegangsduur per training vastgesteld: hoe lang kan een deelnemer erin?
• Besloten of deelnemers hun toegang kunnen verlengen.
• Quizzen of controlevragen ingericht waar de leerlijn daarom vraagt.
• Downloads en formulieren geüpload en gecontroleerd.

Skillba kan lessen laten vrijkomen op basis van het inschrijfmoment of op een vaste datum en tijd. Dat heet content dripping. Het is bruikbaar als je wilt dat deelnemers tussen twee lessen iets toepassen in hun werk. De toegangsduur stel je per training in, met een verlengoptie als je die wilt aanbieden.

Blok 3: verkoop en betaling

Verkoop je trainingen rechtstreeks, dan moet de betaling werken voordat je de eerste link deelt. Verkoop je alleen aan opdrachtgevers op factuur, dan is dit blok korter.

• Prijs per training vastgesteld, met of zonder btw zichtbaar afhankelijk van je doelgroep.
• Betaalaccount gekoppeld en een testbetaling gedaan.
• Landingspagina per training gemaakt met doel, opbouw, studielast en prijs.
• Werkwijze vastgelegd voor deelnemers die op factuur via een opdrachtgever komen.
• Koppeling met je mailingsysteem ingericht als je die gebruikt.

Skillba werkt voor betalingen met een eigen betaalaccount van het bureau, met onder meer iDEAL en Bancontact. Landingspagina's bouw je met de ingebouwde builder. Over prijs en btw staan aparte pagina's in de kennisbank: de prijs van een online training bepalen en btw op online trainingen.

Blok 4: privacy en voorwaarden

Dit blok wordt het vaakst uitgesteld. Toch kan een opdrachtgever er al bij de eerste offerte naar vragen. Het moet op orde zijn voordat er persoonsgegevens binnenkomen.

• Verwerkersovereenkomst met de leverancier van het platform geregeld.
• Privacyverklaring van de academy geschreven of aangevuld: welke gegevens, waarvoor, hoe lang.
• Algemene voorwaarden voor deelnemers: toegang, annulering, gebruik van materiaal.
• Besloten welke gegevens je vraagt bij inschrijving. Alleen wat je nodig hebt.
• Besloten welke trackingcodes je plaatst en of daar een cookiemelding bij hoort.
• Afgesproken wie bij het bureau toegang heeft tot deelnemersgegevens.

Een verwerkersovereenkomst is volgens de AVG verplicht als een andere partij persoonsgegevens voor jou verwerkt. Wat er verder bij komt kijken, staat in AVG en deelnemersgegevens in je online academy.

Veelgemaakte fout: de academy vullen met echte deelnemers voordat blok 4 af is. Dan staan er al gegevens in het systeem zonder dat vastligt wat je ermee doet en hoe lang je ze bewaart. Achteraf repareren betekent deelnemers informeren over iets wat vooraf had gemoeten.

Blok 5: de testronde

Laat de academy doorlopen door iemand die er niet aan heeft gewerkt. Een collega van een andere afdeling of een bevriende klant is ideaal. Die persoon doet wat een echte deelnemer doet, van begin tot eind.

1. Inschrijven of een training kopen via de gewone route.
2. De welkomstmail openen en inloggen.
3. De eerste training doorlopen, inclusief quizzen en downloads.
4. Op een telefoon inloggen en een les bekijken.
5. Een vraag stellen via het contactkanaal en kijken of er antwoord komt.
6. Wachtwoord vergeten en opnieuw instellen.

Noteer elk punt waar de tester twijfelt of vastloopt. Herstel die punten en laat bij grote wijzigingen iemand anders de ronde opnieuw doen.

Test ook de kant van het bureau. Komt de melding van een nieuwe inschrijving bij de juiste persoon binnen? Staat de betaling op de goede rekening? Kun je zien hoe ver de testdeelnemer is gekomen? Een academy die voor deelnemers werkt maar waarvan niemand op kantoor de meldingen ziet, loopt bij de eerste groep alsnog vast.

Na de livegang

Een academy is niet klaar als de eerste deelnemer binnen is. Plan na de eerste groep een evaluatie: waar liepen deelnemers vast, welke vragen kwamen vaak terug, wat moet anders in de volgende training? Leg vast wie de academy beheert en wie inhoudelijke vragen van deelnemers beantwoordt. Zet ook de eerste onderhoudsronde in de agenda, zodat links, downloads en teksten na een paar maanden opnieuw worden nagelopen. Wil je de keuzes vooraf laten toetsen, dan is coaching bij de inrichting een mogelijkheid.