Aan welke eisen moet een leerplatform voor een bureau voldoen?

Een trainingsbureau dat een leerplatform kiest, krijgt al snel lange lijsten met functies onder ogen. De vergelijking gaat dan over wie de meeste vinkjes heeft. Dat is de verkeerde vraag. Een bureau met vaste opdrachtgevers, in-company trajecten en een handvol trainers heeft andere eisen dan een zelfstandige coach die een cursus aan particulieren verkoopt. De juiste eisen volgen uit hoe je bureau werkt.

Deze pagina helpt je een eisenlijst op te stellen voordat je platforms vergelijkt. De eisen zijn ingedeeld in vijf gebieden.

Begin bij je eigen werkwijze

Beantwoord eerst drie vragen over je bureau. Ze bepalen welke eisen hard zijn.

1. Aan wie verkoop je? Losse deelnemers die zelf betalen, opdrachtgevers die een groep inschrijven op factuur of beide?
2. Hoe begeleid je? Volledig zelfstudie, zelfstudie met live sessies of online als voor- en natraject bij een zaaldag?
3. Wie beheert het? Eén vaste medewerker, meerdere trainers of een externe partij?

Een bureau dat vooral in-company werkt, heeft minder aan een uitgebreide webwinkel en meer aan het eenvoudig inschrijven van groepen. Een bureau met open inschrijving heeft een goede betaalstroom nodig. Welk verdienmodel je kiest, lees je in verdienmodellen voor een online academy.

De eisen per gebied

Gebruik de tabel als startpunt. Markeer per regel of het voor jouw bureau een harde eis, een wens of niet relevant is.

Waar Skillba op aansluit

Deze site gaat over academies op Skillba. Voor de volledigheid, zakelijk op een rij, wat Skillba volgens de eigen website biedt op de punten uit de tabel: lessen bouwen met een drag-and-drop builder, quizzen, content dripping op basis van inschrijfmoment of vaste datum, toegangsduur per training met een verlengoptie, betalen via een eigen betaalaccount met onder meer iDEAL en Bancontact, landingspagina's, een eigen huisstijl, een Nederlandstalige omgeving, koppelingen met mailingsystemen en datacenters in Nederland met dagelijkse back-up. Controleer bij de leverancier altijd de actuele stand voor de eisen die voor jouw bureau hard zijn.

Een eis die niet in de tabel staat maar wel telt: wie is eigenaar van de academy en de deelnemers? Bij Skillba sluit het bureau het abonnement zelf af. De academy, de trainingen en de deelnemers staan op naam van het bureau.

Stel de leverancier de goede vragen

Een functielijst op een website vertelt niet hoe iets in de praktijk werkt. Vraag daarom door, bij voorkeur met een proefomgeving erbij:

• Kunnen we een groep van een opdrachtgever in één keer toegang geven?
• Hoe zien we de voortgang van deelnemers en kunnen we die delen met een opdrachtgever?
• Wat gebeurt er met onze gegevens en trainingen als we opzeggen?
• Hoe snel reageert de ondersteuning als een groep niet kan inloggen?
• Waar worden de gegevens opgeslagen? Welke subverwerkers zijn er?
• Hoe gaat het platform om met toegankelijkheid voor deelnemers met een beperking?

Leg de antwoorden schriftelijk vast. Een deel ervan komt later terug in gesprekken met opdrachtgevers.

Vraag ook naar het verleden en de toekomst van het platform. Hoe vaak komen er updates en hoe hoor je wat er verandert? Kun je een proefperiode krijgen met je eigen inhoud? Zijn er bureaus of trainers die al langer met het platform werken en die je kunt bellen? Een leverancier die daar open antwoord op geeft, is voor een samenwerking van jaren een beter vertrekpunt dan een leverancier met de langste functielijst.

Veelgemaakte fout: een platform kiezen op basis van een demo met voorbeeldinhoud. Een demo laat zien wat er kan, niet hoe het werkt met jouw training. Bouw in een proefomgeving één echte les uit je eigen leerlijn, met video, een quiz en een download. Laat een collega hem als deelnemer doorlopen, ook op een telefoon. Dan zie je in een middag meer dan in een uur demo.

Harde eisen en wensen gescheiden houden

Houd aan het eind twee lijsten over: harde eisen en wensen. Een platform dat een harde eis niet haalt, valt af, hoe goed het verder ook scoort. Tussen platforms die alle harde eisen halen, kijk je naar de wensen en naar de prijs. Tel bij de prijs ook de tijd die je team kwijt is aan beheer. Een eenvoudiger platform dat je team zelf kan bijhouden, kan goedkoper uitvallen dan een uitgebreid platform waarvoor je steeds hulp nodig hebt.

Zodra de keuze is gemaakt, helpt de checklist voor het inrichten van je academy bij de volgende stap. Voor de privacykant van de keuze is er AVG en deelnemersgegevens in je online academy.