Een bestaande training ombouwen in zes stappen

Een training ombouwen is geen vertaalwerk. Wie de dia's naar het platform tilt en de sprekersnotities inspreekt, houdt een opgenomen zaaldag over die niemand afmaakt. De volgorde hieronder gaat uit van een bestaande training die al jaren draait en die je grotendeels wilt behouden.

Stap 1: het draaiboek uit elkaar halen

Pak het draaiboek en schrijf de blokken onder elkaar, met tijd, doel en werkvorm. Als er geen draaiboek is (dat komt vaker voor dan bureaus toegeven), laat dan de trainer die het meest draait de dag napraten en schrijf mee.

Beoordeel elk blok apart. De zes vragen die je daarvoor gebruikt staan in welk deel van je aanbod zich leent voor digitaal en zitten in de ombouwscan. Je eindigt met een lijst waarin per blok staat: zelfstudie, live online, blended of blijft in de zaal.

Stap 2: de leerlijn opnieuw leggen

Nu wordt het echt werk. De volgorde van een zaaldag is gebouwd rond een dag: opwarmen, theorie, oefenen, afronden, want iedereen zit er toch. Een programma over drie weken heeft een andere logica. Deelnemers doen iets, gaan terug naar hun werk, komen terug met een vraag.

Bepaal daarom eerst wat de deelnemer aan het eind moet kunnen en werk terug. Voor elk blok stel je twee vragen: waarom staat dit hier en wat gebeurt er als de deelnemer het overslaat? Bij zaaltrainingen kom je hier altijd blokken tegen die er staan omdat er tijd te vullen was.

Reken erop dat er in deze stap inhoud sneuvelt. Dat is winst, geen verlies.

Stap 3: per blok een werkvorm kiezen

Kies per blok een concrete vorm, niet een categorie. Dus niet "online", maar: een video van zeven minuten met daarna drie vragen, of een opdracht waarbij de deelnemer een eigen document meebrengt naar de zaaldag. Hoe concreter, hoe minder discussie in het maakwerk.

Wat je hier kunt kiezen en wat het kost staat in de vergelijking van werkvormen en in hybride werkvormen die werken.

Stap 4: schrijven

Het script is de kern. Alles wat de trainer vroeger improviseerde moet er nu staan: gesproken tekst, opdrachtomschrijvingen, wat de deelnemer terugkrijgt bij een fout antwoord, de instructie voor de begeleider bij het zaalmoment.

Laat dit schrijven door iemand die de inhoud kent en laat het redigeren door iemand die de inhoud niet kent. Die tweede persoon vindt alle plekken waar kennis wordt verondersteld die de deelnemer niet heeft. Plan er aparte dagen voor, in weken zonder trainingsdagen, want anders komt het er niet van.

Stap 5: maken en bouwen

Opnemen, monteren, in het platform zetten. Het advies dat het meeste tijd bespaart: neem eerst één les op, bouw die helemaal af en bekijk hem met het team voordat je de rest opneemt. Dan ontdek je dat het tempo te hoog ligt of de tekst te schriftelijk is voordat je twintig lessen hebt gemaakt.

Houd de lessen kort. Wat in de zaal een blok van veertig minuten was, wordt online zelden één stuk van veertig minuten. Knippen op onderwerp is bijna altijd beter dan knippen op tijd.

Doet je bureau het opname- en montagewerk voor het eerst zelf, dan is een handboek handiger dan losse instructievideo's. Het boek Online trainingen maken van Leon Tindemans loopt die route na, van opzet tot lancering.

Stap 6: testen met echte mensen

Laat een groep het programma doorlopen voordat een klant het ziet. Bij voorkeur mensen uit de doelgroep, desnoods collega's van een andere afdeling. Kijk niet alleen naar wat ze ervan vinden maar naar waar ze stoppen. De plek waar drie van de acht afhaken is de plek die je moet herzien.

Reken op een aanpassingsronde. Wie die inplant houdt het schema, wie het overslaat levert een programma op dat bij de eerste klant wordt gerepareerd.

Waar bureaus vastlopen

Geen eigenaar. Als de ombouw van iedereen is, is hij van niemand. Wijs één persoon aan die de knopen doorhakt, ook als het inhoudelijk zeer doet.

Geen tijd vrijgemaakt. Ombouw naast een volle trainingsagenda loopt uit met maanden. Blok dagen in de planning, zoals je een trainingsdag zou blokken.

Te groot beginnen. Eén module, één opdrachtgever, één ronde. Daarna de rest.

Het gesprek met de trainers overslaan. Dat komt terug op het slechtste moment, meestal als het script af moet zijn. Zie je trainers meekrijgen.

Wat je overhoudt

Een programma dat niet meer per uitvoering opnieuw wordt uitgevonden. Dat is de opbrengst die zelden op de begroting staat en die het meeste waard is: een nieuwe trainer kan het draaien, een tweede taalversie is werk maar geen herontwerp en een klant die om aanpassingen vraagt weet je precies wat je moet wijzigen.